仲恺农业工程学院出版类档案工作规范

根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《出版社书稿档案工作规定》、教育部和国家档案局《高等学校档案管理办法》及《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》等法律、法规、规章，结合学院出版类档案工作实际，制定本规范。

一、出版档案工作的基本原则

（一）学校出版类档案是指学校在自行编辑出版学报、校报、学术刊物、书籍、音像出版物活动中直接形成的具有利用保存价值的文字、图表及声像等载体材料。

（二）学校出版类档案反映了学校教学、科研和学校管理的水平及活动情况，它是国家科学文化和学校教学、科研改革与发展的历史记录、是学校档案的重要组成部份。由学校综合档案室集中统一管理。

（三）出版档案工作要纳入出版、编辑单位的管理制度，纳入出版工作计划和规划，纳入出版、编辑人员的职责范围。出版、编辑部门在布置、检查、总结、验收工作时，要同时布置、检查、 总结、验收出版档案工作。

（四）学校学报及校报编辑部和有出版物的各单位要有一位负责人分管出版档案工作，并确定兼职档案人员，认真做好出版档案的收集、整理、立卷、归档工作。

二、出版档案归档范围的确定

（一）确定的原则

1．归档的出版文件材料必须反映编辑出版管理职能和出版活动的全过程，保证完整、准确、系统。必须对学校和社会有史料价值和研究价值，对当前与长远具有参考或凭证作用。

2．归档的出版文件材料必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，特别注意出版材料的成套性特点。

（二）归档的主要内容和重点

1．归档的主要内容包括综合管理、出版物的编审、出版等方面的内容。具体范围见附件。

2．归档的重点是出版活动各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，尤其是出版物本身。

（三）不归档的文件材料

1．上级机关有关出版的普发（非专指高校）、不需办的文件；

2．未生效的合同、协议书；

3．不退、不用的稿件，非定稿的稿件；

4．重份文件；

5．无查考价值的事务性、临时性函件；

6．校外单位交换来的材料。

三、出版档案的归档要求与立卷方法

（一）材料的形成与积累

1．书籍、期刊及校报出版前，责任编辑应注意归档材料的积累和保管，保证归档材料的完整齐全、系统和准确。

2．书籍、期刊和校报出版后，责任编辑必须将应归档材料加以整理，拟写标题，编好卷内目录，清样、书（期刊、校报）样，在二个月内向本部门的兼职档案员移交、归档。

（二）立卷方法。各种出版物档案材料按其性质和种类（出版物的名称）分别进行立卷。

1．期刊。视其情况几期一卷，也可分开，一期一卷，按年代、期次排列。注意分清年代，不可混年立卷。

2．校报。按年度立卷，可按时间顺序（如年、季或月）和重要程度，把稿件分别立卷，样本可按时间顺序订成合订本。

3．书籍。一般以作品为单位整理，一书组成一卷或数卷。跨年度的出版档案，放在出版物的出版年度立卷。

（三）出版档案案卷标题以书籍著（译）者，书名为标题，刊物以刊名加刊期为标题。

（四）归档验收

各编辑部（室）的兼职档案员应在次年六月底前，将上年度应归档的出版档案，集中向学校综合档案室移交，并填写移交目录一式二份，双方各执一份。

四、出版档案的管理

（一）学校综合档案室负责对出版档案的接收、分类、整理、登记、编制检索工具和提供利用。

（二）根据出版档案的历史价值、科学价值和使用价值，保管期限划分为永久、长期和短期三种。

（三）出版档案保管期满和保密期满，须经学校档案鉴定小组鉴定，根据价值和需要，对保管期限的升降，或延长，或销毁，作出处理决定。

（四）音像出版物的纸质和非纸质部分，编制相同档号，分柜存放。

五、出版档案的开发利用

（一）编制检索工具。定期编制出版档案汇编或内容摘要供利用与交流。

（二）出版档案在一定时期内须保密或控制使用的部份，特别是查阅专家审稿意见，应严格借阅手续，利用时须经室领导或出版、编辑部门负责人批准。

六、出版档案工作岗位责任制

（一）出版、编辑部门领导职责

1．在组织编制出版物的长远规划和年度计划时，要把档案工作列为重要内容。

2．制定和健全有关管理制度，确保出版档案工作能纳入管理工作中，并督促各科、室负责人和责任编辑执行。

（二）出版、编辑部门室（科）主任职责

1．把建立和做好出版档案工作列为本部门的重要工作内容之一，对本部门全体人员提出要求，定期检查，做到档案材料的形成积累与出版工作同步。

2．审查责任编辑对出版档案材料收集是否完整、系统、准确。组卷是否符合要求，保管期限是否定得恰当，并签注意见。

（三）编辑、出版部门责任编辑职责

1．负责所编辑的书刊应归档的材料、样书的收集、整理工作，并送本部门负责人审查。

2．负责向所在出版、编辑部门的兼职档案员办理归档手续。

（四）出版、编辑部门兼职档案员职责

1．在部门负责人的领导下，指导、监督、协助责任编辑做好出版档案材料的平时积累工作。

2．会同本部门负责人检查、接收责任编辑归档的案卷是否完整、系统、准确，组卷是否符合要求，经检查合格并办理移交手续。

3．将已收集的案卷，按规定装订后，于每年六月底以前集中向综合档案室办理移交手续。

4．完成学校综合档案室委托办理的其他有关业务。

（五）学校综合档案室职责

1．指导、监督、检查、协助出版部门做好出版物文件材料的形成、积累和整理归档工作。

2．负责出版档案的接收、保管、鉴定、统计、利用等业务工作。

七、本细则由学校综合档案室负责解释。

八、本细则从公布之日起实施。

出版类档案归档范围和保管期限表

CB11 综合

序号    类 目 名 称                         保管期限

1   上级有关编辑出版工作的文件                                    

针对本校的                                            永  久

普发的                                            长期或短期

2   本校编辑出版工作规划、计划、报告、总结、重要会

议纪录                                                永  久

3   本校编辑出版工作规章制度                             永  久

4   本校编辑出版统计报表                                 永  久

5   本校期刊、报纸的创刊发行的请示及批复                 永  久

6   编辑出版部门事务管理形成的文件材料                   短  期

7   其他有保存价值的文件材料、声像材料和实物         永久或长期

CB12-15 出版物项目

序号    类 目 名 称                          保管期限

1   编辑出版合同、协议书                                 长  期

2   各编辑部的准印证、出版请示和批复                     长  期

3   原稿（含照片、手迹原件）或复印件                     长  期

4   各级审稿单或历次审稿意见与作者的来往信件             长  期

5   封面设计图样                                         短  期

6   出版通知单、书刊、音像出版物样品                     永  久

7   出版发行记录、发稿后的变动情况、稿酬、版税通知单     短  期

8   获奖或受查处情况的文件材料                           长  期

9   有参考价值的读者来信、重要评论                       短  期

10  再版修改意见                                         短  期

 

 CB出版物项目：

12   报纸

13   刊物

14   图书

15   音像（音像出版物纸质文字材料入此，声像载体材料入声像类并用相同档号参见）