仲恺农业工程学院外事类档案工作规范
根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、教育部和国家档案局《高等学校档案管理办法》及《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》等法律、法规、规章，结合学校外事类档案工作实际，制定本规范。
一、外事档案工作的基本原则
（一）学校外事档案指的是学校与境外高等学校、科技机构及个人在教育、科技和生产合作、学术研究、人才交流、友好往来等各项涉外活动中直接形成的具有利用、保存价值的文字、图表及声像载体材料。
（二）学校在涉外活动中形成的外事档案，是学校档案的重要组成部份，应实行集中统一管理，确保完整、系统、准确和有效利用。
（三）学校外事部门是学校外事管理的职能部门，应将外事档案工作纳入外事工作计划、管理制度之中，并根据国家关于档案工作管理的原则，负责落实到有关部门外事人员的职责范围，监督、检查执行情况。做到与布置、检查、总结外事工作同步进行。
（四）外事部门要有一位负责人分管外事档案工作，并确定兼职档案员，负责做好外事档案的收集、整理、立卷、归档工作。
二、外事档案归档范围的原则和主要内容
（一）归档范围的原则
1．保存的外事档案，对学校和社会有史料和研究价值、有参考和凭证作用。
2．归档的涉外文件材料，必须反映学校外事管理，反映学校与境外高校、科技、生产的合作、学术交流及友好往来等涉外活动的全过程，保证其完整、准确、系统。
3．归档的涉外文件必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，符合学校涉外工作的职能和特点。
（二）归档的主要内容
1．归档的主要内容包括涉外工作综合管理、出国（境）和境外来校任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际学术会议、国际合作、留学生工作等方面。具体范围见附件。
2．学校人员在境外获得的证书、奖状、奖章、奖品等，归档方式可存原件或复印、影印件。境外团体或个人赠送给学校的纪念品、礼品等，有保存价值的应归档，若不宜长久保存的，可存影印件和清单。
3．归档的重点应是重大涉外和国际合作、留学生工作等活动中形成的各种载体文件材料。
（三）不归档的文件材料
1．上级关于外事工作普发（不专指高校）、不办的文件；
2．未定稿的各种文件；
3．未生效的合同、协议书；
4．无查考利用价值的一般性、临时性函件；
5．重份文件，校内各单位发来的文件；
6．与校外单位交换来的材料。
以上不归档的材料如认为必要，也可自行作资料暂存。
三、外事档案的归档要求与立卷方法
（一）外事文件材料的形成积累
1．与涉外活动有直接联系的各部门或个人，须按本部门或个人参与涉外活动的程序、形式，积累收集外事文件材料。外事档案由外事文件材料形成部门立卷。
2．归档的外事文件，必须用钢笔或毛笔书写，字迹工整、图样清晰。
3．出境人员回校后，须在两个月内，将参加涉外活动形成的文件材料整理、立卷、送交外事处集中审核后交学校综合档案室并经验收合格，出具证明，财务部门方可准予报帐结算。
4．聘请境外专家、学者、教师（含客座教师）来校任教、讲学、合作研究的院、系、所、中心，在任教、讲学、合作研究结束时，应将需归档的文件材料收集、整理、立卷后送外事处审核，然后移交学校综合档案室。
5．接待境外专家、学者来校访问和作学术报告的部门须将该归档的文件材料收集、整理、立卷后送外事处、审核后移交学校综合档案室。
6．接收境外留学生和授予境外学者、著名人士名誉技术职称的有关材料，由外事部门收集整理、立卷后向学校综合档案室移交。
（二）整理组卷
1．根据外事文件材料的形成规律以及内容、价值、数量、密级和载体等实际情况，保持文件材料之间有机联系和便于查考利用的组卷原则，以内容为主，将每组外事文件材料进行整理，组成一个或数个案卷。
2．对来校、出国（境）和国际合作、国际会议的文件材料中，上级文件、请示报告、上级批复与国外来往信函等准备阶段的材料，按年度分类组卷，将国内和国（境）外活动期间形成的材料及派出回国后的综合性材料按活动性质，分类组卷，各阶段密不可分的材料按正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后排列。
3．外事文件材料，采用卷皮或卷盒方式保管，可以整卷装订，可以组成薄卷，也可以每件文件装订后装盒保管。
4．幅面大于卷皮或卷盒（袋）的文件材料要进行折叠。除与文字材料密不可分者外，其余声像载体的材料、礼品实物，应保持其原状，另行专柜保管，档号与文字材料一致。
5．以案卷形式保管的外事文件材料，按顺序编排页码，无论单面或双面只要有书写符号的文件材料，每面均为一页，每卷页号均从 1 开始，页号位置标在非装订线一侧的右下角。
以盒（袋）装形式保管的外事材料，以件为单位，在每件文件材料的左上角盖上有单位名称、档号、件号的戳记章，并逐项填写。
6．重要的外事档案材料（重要的涉密文件和礼品实物等），外事管理部门要进行归档前的鉴定工作，按规定提出需要鉴定材料的保管期限和密级的意见，经单位主管领导同意和校综合档案室协商后确定。
（三）归档验收
1．由归档人员填写归档说明书，说明书放在第一卷的卷内目录之前。
2．移交档案时交接双方必须当面检查验收，凡不符合要求者，档案部门应拒绝接收，要求限期补正。
3．移交时填写移交目录，移交目录一式二份，双方各执一份备查。
4．外事档案在次年六月底前归档。
四、外事档案的管理
（一）学校综合档案室负责对外事档案的接收、分类、整理、登记、编制检索工具和提供利用。
（二）根据外事档案的历史价值、科学价值和使用价值，将保管期限划分为永久、长期和短期三种。
（三）外事档案保管期限和保密期限已满，须经学校档案鉴定小组鉴定，作出处理决定。
五、外事档案的开发利用
（一）编制检索工具，开展外事档案汇编和编辑参考资料，积极为利用者提供服务。
（二）借阅外事档案按《仲恺农业工程学院档案借阅制度》办理借阅手续。对借阅的档案材料要对其安全、保密负责。
六、外事档案工作岗位责任制
（一）与外事活动有业务联系的各部门领导职责
1．重视和健全有关的管理制度，确保外事档案工作全面纳入本部门工作之中，并认真执行；
2．按本部门外事业务活动的程序、形式、积累收集外事文件材料。在工作结束后，将材料汇集、检查，送交外事管理部门。
（二）学校外事管理部门领导职责
1．制定和健全外事工作和管理制度，确保外事文件材料的形成积累，将外事档案工作纳入外事管理之中，并监督各部门执行；
2．指导、监督按外事活动的程序，将整个活动中形成积累的外事文件材料整理组卷，按期向学校综合档案室移交。
（三）外事管理部门兼职档案员职责
1．在部门负责人的领导下，作好外事档案材料的平时积累工 作；
2．会同部门领导，检查与外事活动有关单位交来的外事文件材料是否完整、系统、准确，经检查合格后再办理移交手续；
3．将收集、积累的外事文件材料，整理组卷装订，并及时向综合档案室移交。
（四）学校综合档案室职责
1．监督、指导、检查外事部门作好外事科技文件材料的形成、积累、整理、归档工作，检查验收外事档案是否完整、准确和系统；
2．负责外事档案的业务工作；
3．积极开发利用外事档案资源，充分发挥其作用；
4．遵守国家有关法规，保证外事档案的安全。
七、本细则由学校综合档案室负责解释。
八、本细则从公布之日起实施。
外事类档案归档范围和保管期限表
WS11 综合
序号 类 目 名 称 保管期限
1 上级有关外事工作的文件
针对本校的 永 久
普发的 长期或短期
2 本校外事工作规章制度、计划、总结、简报等 长 期
3 外事工作统计报表等 永 久
4 外事工作会议材料 长 期
WS12 出国（境）
序号 类 目 名 称 保管期限
1 我校组团出国（镜）考察、访问及有关人员出国（镜）
参加国际学术活动、纪念活动、讲学、进修、
留学等工作计划、请示与批复、简报、总结材料 永久或长期
关于出国（镜）讲学、进修、留学人员的业务
审查（论文论著、科研成果等情况调查）有关文件
及选派对象登记表、专家推荐信和国（镜）外
指导教师邀请信 永久或长期
3 出国（镜）进修、留学取得学位及研究成果论文和各
类证书（影印件） 永 久
4 参加国际学术会议论文 长 期
5 向国（镜）外投寄的学术论文及审批材料 长 期
6 出国（境）参加国际学术会议、考察、访问、讲学、进修
科研、攻读学位人员有关材料（如申请报告、申请表、
我校和上级主管机关审批材料；返校后的总结、汇报、
照片等） 永久或长期
7 国际比赛、竞赛材料 长 期
WS13 来校
序号 类 目 名 称 保管期限
聘请国（镜）外专家、教师（包括客座讲学）
来校任教的计划、请示与批复、审批材料、
情况汇报 永久或长期
2 正式邀请函（电）；到职通知书；合同或协议书（
中外文本）；专家名册及简历、照片 永 久
3 外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的计划、
内容、讲稿、教材；听讲人员情况等材料 永 久
4 外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料 长 期
5 我校主办或联合举办的国际学术会议的全套 永久或长期
6 外籍教师、专家受聘期满返原籍有关文件材料 长期或短期
7 国际比赛、竞赛 长 期
WS14 国际合作与会议
序号 类 目 名 称 保管期限
1 中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录 永 久
2 本校完成的国际合作项目、成果等材料 永 久
3 合作项目中国外单位完成项目、成果等材料 长 期
4 授予外籍人员名誉称号的材料 永 久
5 双方互赠的礼品、纪念品 长 期
6 国际会议的有关材料 长 期
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