仲恺农业工程学院声像载体档案工作规范

根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、教育部和国家档案局《高等学校档案管理办法》及《高等学校档案实体分类法与高校档案工作规范》等法律、法规和规章，结合学校声像类档案工作实际，制定本规范。

一、声像档案工作的基本原则

（一）凡反映学校教学、科研、学校管理和历史发展，具有保存价值的各种以音响、画面形象等方式记录的专门载体及其相配套的文字材料均属声像档案。

（二）声像档案的主体是声像载体材料，必须遵循声像载体的特点和规律，进行特殊整理和特殊管理。

（三）声像档案必须实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于开放利用。

（四）声像档案工作必须纳入学校有关部门的管理制度中，与各项管理工作紧密结合，实行制作工作和建档工作同步管理，即制作人员接受任务与接受声像材料的归档要求同步。

（五）学校各部门负责档案工作的人员，要协助综合档案室做好声像档案的积累、立卷和移交工作。

二、声像档案归档范围的确定

（一）确定的原则

1．归档的我校各项活动中形成的、或校外单位形成的与学校有关的声像载体材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2．归档的声像载体材料必须反映声像制作活动的全过程，保证完整、准确、系统。

3．归档的声像载体材料必须遵循其自然形成规律，保持声像载体与纸质载体、不同声像载体之间的自然联系，注意其成套性特点。

（二）归档的主要内容和重点

1．归档的主要内容包括综合管理，重要会议及重大活动，教学、科研、设备活动，外事活动，文艺、体育活动，校园建设，成果、荣誉，人物以及其它等方面。具体范围见附件。

2．归档的重点是学校各项活动中直接形成的声像载体材料，尤其是声像载体材料的原件。

三、声像档案的归档要求与立卷方法

（一）形成积累

1．学校宣传部、电教中心、教学、教辅、科研、外事、体育部和其他声像材料形成部门，均为立卷单位，分工归口立卷。

2．声像项目负责人、编导和其他制作人员，要按分工认真作好制作记录，整个工作结束后，按归档要求向本单位兼职档案员移送全套案本。

3．单位兼职档案员对收集的声像载体材料，应按规定程序进行系统整理后向学校综合档案室移交。

（二）整理组卷

1．立卷的原则

根据声像文件材料形成规律和多种载体的特点，分类组成保管单位。对单件声像载体材料，要附以文字说明；对同一载体多项内容的，采用按主题内容逐一著录的方法；对同一种内容、多载体合成的档案，应注明参见号，既保持声像载体档案的原始顺序，又凭借著录，保证不同内容的声像材料具有独立的使用性。

2．立卷分类

（1）按介质分为纸质文件材料和声像载体材料；

（2）纸质文件材料指综合管理工作文件材料和制作项目的文件材料；

（3）声像载体材料按类型分为照片、录音制品、录像制品，幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等；

（4）同一类型的声像载体材料又可按幅面尺寸再细分。

3．立卷分工

（1）综合管理文件材料，由立卷单位立卷归档；

（2）制作项目文件材料和声像制品，由制作项目单位或个人立卷归档；

（3）两个以上单位共同制作的，由主办单位立卷归档；

（4）外单位制作的反映学校活动的声像载体材料，由分管的职能部门负责征集或委托征集。

4．归档材料的整理

（1）检查归档的材料是否完整、准确、系统、配套，音响、画面是否清楚，对有局部划伤、断裂者，应及时修补、粘贴，生霉、受潮的，要及时冲淡、风干。

（2）根据声像载体材料的形成规律，保持其有机联系和便于查考利用的原则，结合内容、价值、数量和载体类型、尺幅进行系统整理，组成保管单位。

（3）照片及底片要有文字说明（包括事由、时间、地点、人物、背景和制作者）等要素尽可能齐全，主要人物需标明位置。其他载体形式要有相应的文字材料，包括完成原本、定稿本、长度、时间、内容简介、色彩、密级、制作单位和人员等。

（4）声像制作材料和声像制品的档号要与文字材料的档号互相照应，互记参见号。

5．归档验收

（1）声像材料形成部门应在规定的时间向学校综合档案室办理移交手续，填写移交目录一式二份，各执一份备查。

（2）综合管理材料归档时间为次年六月底以前。声像载体材料在完成制作后三个月内归档。

四、声像档案的管理

（一）学校综合档案室负责声像档案的接收、分类、整理、编目、保管和提供利用。

1．分类编号

保管单位依不同载体而定，可以是卷、册、盒、盘，也可以是张、件。保管单位号依载体代号（代码）流水。年度用声像档案形成的自然年度，例如：照片档号模式：年度号—分类号—册号—张号，如：2000—SX1211－01—05，其中 2000 为年度号，SX1211表示该照片的分类“重要会议”-01（第 1 册）-05（第 5 张）。

2．编目

登录声像档案目录，按不同载体档号先后顺序，以保管单位为对象填写，并注明相应的参见号。

3．保管

（1）照片库房保持温度 15—25℃，湿度 55—65%。其他声像档案库房，应做到恒温、恒湿、清洁，温度宜 18—24℃，相对湿度宜35—45%，要有专用的设备和必要的保护措施，要避开30 奥斯特以上的磁场。

（2）积极做好八防（防火、防盗、防虫、防尘、防潮、防光、防高温、防鼠）工作，并保持库房整洁。

（3）每两年对库存档案进行一次全面核对检查，写出检查总结，发现问题及时处理。

（4）照片、底片要定期进行检查，有发黄、发霉、变质等现象，要及时进行清洗和技术处理。

（5）录像带、录音带、影片等使用完毕后应及时倒带，并马上入盒，以防止污染。要定期进行检查，如发现变形断裂、磁粉脱落等现象，应及时进行补救。

（6）声像档案的保管期限与相应文字材料的保管期限一致。需长期、永久保管的声像材料，在保管一定时间后，应转录复制。

（7）母带（片）与复制带（片）保管方法一致。母带（片）必须专柜保管，并特别标明。综合档案室对声像档案形成部门的相应工作进行检查、督促、指导。

（二）严格执行保密制度，维护声像档案的完整和安全。

（三）声像档案的保管期限和保密期限已满的，由学校档案鉴定小组鉴定，作出处理决定。

五、声像档案的开发利用

（一）综合档案室应编制各种分类目录和专题目录，或按载体制成材料和载体规格编制载体检索目录。

（二）对需经常查阅、不涉及保密的档案材料应复制。

（三）母带（片）一般不借出，特殊情况需按综合档案室规定经过批准手续。

（四）借阅声像档案按《仲恺农业工程学院档案借阅制度》办理。

六、声像档案工作人员岗位责任制

（一）学校声像档案形成部门负责人职责

1．制订本单位声像档案工作的规划和制度，并组织实施。

2．对学校各部门声像档案的形成、积累、立卷、归档工作进行检查、督促，确保声像档案材料的完整、准确。

（二）各级声像部门科技人员职责

1．各级声像工作部门及负责声像工作的科技人员在每项工作完成后，立即将声像材料和文字简介整理好，向档案人员归档。

2．填好声像材料归档的有关表格，办理移交手续。

（三）声像档案形成部门兼职档案人员职责

1．在部门负责人领导下，监督、指导、协助科技人员做好声像档案的平时积累工作，接收本部门人员交来的声像材料，并检查是否完整、准确、系统，组卷是否符合要求。

2．将已收集的案卷，于次年六月底以前向学校综合档案室办理移交。

七、本细则由学校综合档案室负责解释。

八、本细则从公布之日起实施。

照片类档案归档范围和保管期限表

SX12  照   片

SX1211 重要会议

序号    类 目 名 称                          保管期限

1.  历届党代会、团代会、学代会、教代会、工代会、

及党政部门召开的重大会议                              永  久

SX1212 重大活动

序号    类 目 名 称                          保管期限

1   各级党政领导和社会知名人士来校视察、考察等           永  久

2   校庆、历年教师节、重大纪念活动                       永  久

3   国内外知名校友返校活动                               永  久

4   校内民主党派的重大活动                               永  久

5   学校授予校外人员名誉职务、称号                       永  久

6   其它有重要意义的活动                                 永  久

SX1213 教学、科研、成果

序号    类 目 名 称                          保管期限

1   迎新、开学及毕业典礼，领导讲话、师生代表发言等活

动场面                                                永  久

2   学生军训、实习、社会实践、参加各种竞赛等活动         永  久

3   上级领导来校视察、检查教学、科研工作                 永  久

4   重点、大型科研课题评审、鉴定场面                     永  久

5   科研成果评选及颁奖仪式场面                           永  久

6   在学校举办的全国性、省级学术活动及学术年会           永  久

7   著名专家来校作学术报告                               永  久

8   参加省级以上科技成果展览及重大项目科技成果           永  久

9   科研成果实物照片                                     永  久

10  荣誉证书（较重要的）照片                             永  久

11  锦旗（较重要的）照片                                 永  久

   

   

SX1214 外事活动

序号    类 目 名 称                          保管期限

1   国（境）外友好人士及各种代表团来校参观访问           永  久

2   与国（境）外学校、团体签订协议、备忘录、合同的       永  久

3   外籍教师、工作人员、学生在校工作、生活、学习         永  久

4   在学校召开的国际性学术会议                           永  久

5   学校派出国（镜）外进行友好访问、考察、参加学术

年会进修、留学                                        永  久

   

   

SX1215 文艺、体育活动

序号    类 目 名 称                          保管期限

1   历届运动会开幕式、闭幕式、领导讲话、运动员比赛       永  久

2   兄弟院校的来访、表演、比赛                           永  久

3   举办书画展、文艺晚会等                               永  久

4   各种音乐团体来校演出，学校文艺团体演出               永  久

5   参加国家级、省级体育活动（大学生运动会）文

娱演出等                                                 永  久

   SX1216 校园建设

序号    类 目 名 称                     保管期限

1   学校各时期的校园环境材料（包括校门、教学楼、实

验室等）                                                 永  久

2   学校重大项目的开工、奠基、落成典礼                   永  久

   

SX1217 人物及毕业照

序号    类 目 名 称                          保管期限

1   历任学校党政领导及名人                               永  久

2   毕业生集体照                                         永  久

   SX声像类二级类目：

12  照片

13  录音带

14  录像带

15  幻灯片

16  磁盘

17  影视胶片

18  缩微胶片

19  光盘