仲恺农业工程学院教学类档案工作规范

根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、教育部和国家档案局《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》等法律、法规和规章，结合学校教学类档案工作实际，制订本规范。

一、教学档案工作的基本原则

（一）凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文件、图表、声像载体材料均属教学档案。

（二）教学档案工作是搞好教学的重要基础工作之一。学校教学档案是衡量本校教学管理水平和教育质量及教学水平、文化科技水平的重要标志之一，是学校档案的主体、核心和重点。

（三）教学档案实行集中统一管理，以确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。

（四）教学档案和教学档案工作是教学管理的重要组成部份，必须实行“三纳入”、“四同步”，即纳入教学计划、规划；纳入教学管理制度；纳入各级管理人员岗位责任，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步；评审鉴定教学质量、教材、优秀毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；毕业分配、上级评审材料、奖励、教师考核晋升与档案部门出具归档证明同步。

（五）各教学管理和教学业务部门应明确一位负责人分管档案工作，并相应配备兼职档案员，统一管理本部门、本系统的教学文件材料，并定期整理。

（六）学校各院（系、部），凡在教学实践和教学管理活动中产生形成的，已办理完毕的具有查考保存价值的文件材料（包括底稿），都必须由兼职档案员收集齐全，按问题分类积存，于翌学年度（或翌年）第一季度整理立卷，将属永久和长期保存的档案移交学校综合档案室统一管理。

二、教学档案归档范围的确定

（一）确定的原则

1．归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2．归档的教学文件材料，必须反映教学管理、教学实践活动的全过程，保证完整、准确、系统。

3．归档的教学文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。

（二）归档的主要内容和重点

1．归档的主要内容包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材等方面，具体范围见附件。

2．归档的重点是学校在教学及教学管理工作，各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。

（三）不归档的文件材料

1．上级有关教学工作的普发的（非专指高校）、不办的文件；

2．上级有关教学的未定稿的文件；

3．重份文件；

4．无查考利用价值的事务性临时性文件；

5．非隶属单位抄送的不需办理、也无参考价值的文件；

6．校内其他单位发来的文件；

以上不归档材料如认为必要，也可自行作资料暂存。

三、教学文件材料的部门立卷与归档流程

（一）形成与积累

1．每年新学年开始后，各院（系、部）的兼职档案员应自觉地做好新学年形成积累教学文件材料的工作，并定期进行整理。

2．教务处应向各院（系、部）发放各种统一的教学文件材料表格、学籍登记表（卡）等，以达到归档材料规范化。

3．归档的教学文件材料必须字迹工整，格式统一，移交手续完备。

4．教学档案管理文件一般归档一份，重要的教学文件（研究生论文、专著、优秀教材等）除原稿外，可根据实际情况，酌情增加副本。

（二）整理组卷

1．坚持由教学文件材料形成部门立卷归档的原则，由各院、系（部）和教学管理部门的兼职档案员负责将积累的教学文件材料向学校综合档案室归档。

2．根据教学文件材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。原则上相同内容的文件材料组成一卷便于利用，同一内容的文件材料数量多时分别组成若干卷，每卷不超过200页（教学案卷因经常利用复印，应以组50页左右薄卷为宜）。

3．在不影响卷内文件自然形成规律和有机联系的前提下，同一内容的卷内文件可按永久、长期、短期顺序排列。

4．卷内密不可分的文件材料按正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后的要求排列。

5．卷内材料一律拆除金属物，分别用线装订，对破损的文件材料应进行修补。

6．凡是文件材料未注明标题的应另制封面，注明题名、责任者、时间。

7．各种材料大小均为 A4 纸，图纸按此规格叠成手风琴式，图名、图签折在外面。

8．文中密不可分的插图、照片应贴入文字材料内；附图册、表册、照片应贴上标签，填写件号及档号附在文字材料之后共同组成保管单位。其他载体材料可分专柜保管，但需填写与文件材料一致的档号。

9．按顺序编排页号，无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一页号，页号位置在非装订线一侧的下角。不装订的以件为单位者，应在左上角另盖有单位名称、档号、件号的戳记，并逐项填写。

10．填写卷内目录及备考表。

11．重要的教学档案材料（重要的涉密文件和实物等）要进行归档前的鉴定工作，文件形成部门提出每个案卷的密级并会同学校保密委员会确定。

12．填写案卷封面各栏目，标题要简短、准确。

（三）归档验收

1．由归档人员填写归档说明书。

2．移交档案时，交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整、齐全、排列、书写是否符合要求，标题是否确切，凡不符合规定要求者，接收人应拒绝接收，并限期改正移交。

3．移交时填写移交目录。移交目录一式两份，双方各执一份。

4．教学综合管理文件材料于次年三月底前归档，其它各类材料于次年寒假前一次性归档。

四、教学档案的管理

（一）学校综合档案室负责对教学档案的接收、分类编目、整理、登记和提供利用。

（二）保管期限和保密期限已满的教学档案由学校档案鉴定小组鉴定，做出处理决定。

（三）教学档案保管期限分为永久、长期（16-50年）和短期（15年以下包括15年）。

（四）教学档案的补充和修改。

1．各学院、系（部）和教学管理部门随时将补充收集到的教学文件材料整理后向学校综合档案室补充归档。

2．凡已归档的档案材料需要修改时，必须经所在单位主管领导批准，未经批准，不得修改任何文件材料。

五、教学档案的开发利用

（一）学校综合档案室应编辑各种形式的参考资料，如数据汇编、专题文摘、文件汇编等，积极为领导和师生服务。

（二）教学档案的借阅按《仲恺农业工程学院档案借阅制度》办理。

六、教学档案工作岗位责任制

（一）分管教学工作的校领导的职责

1．组织学习贯彻《中华人民共和国档案法》及有关档案工作的方针、政策，把教学档案工作列入学校工作计划，在经费，用房、设备、人员配备及档案干部的各种待遇等方面提供条件。

2．定期检查和研究教学档案工作中存在的实际问题。

（二）教学管理部门领导的职责

1．制订和健全有关管理制度，切实做到把教学档案全面纳入教学管理之中，并监督各部门执行。

2．加强与学校综合档案室联系，共同做好业务指导、监督和检查工作，保证教学档案质量。

3．对本部门管理干部和兼职档案员提出具体要求，并帮助他们解决一些实际困难。

（三）学校档案部门职责

1．认真贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策和法规，制订学校教学档案工作管理制度并付诸实施。

2．督促、指导和检查全校档案工作，验收各部门移交的教学档案。

3．按照《教学类档案工作规范》要求做好教学档案的各项业务工作。

4．努力开发教学档案信息资源，充分发挥其作用。

5．努力开展教学档案理论研究，参加各种学术活动，提高工作质量。

6．组织全校兼职档案员的业务学习，经验交流。

（四）各部门兼职档案干部职责

1．做好本单位教学文件材料的形成积累工作。

2．将收集、积累的文件材料整理组卷，做到组卷合理，编目清楚，标题准确，并及时将永久和长期保存的教学档案向学校综合档案室移交。

3．做好暂时存放在本单位的教学档案的组卷、分类、编目、登记、保管、利用等工作。

七、本细则由学校综合档案室负责解释。

八、本细则从公布之日起实施。

教学类档案归档范围和保管期限表

JX11 综合

序号    类 目 名 称                                保管期限

1  上级下达的有关教学工作的文件材料                          

针对本校的                                            永  久

普发的                                            长期或短期

2  教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、    

    规定、办法                                            永  久

3   本校教学管理工作的规章制度、办法、规定、条例          永  久

4   本校教学工作计划、总结、简报等                        永  久

5   教学工作会议记录和教学委员会会议记录                  永  久

6   教学工作会议的文件材料                                长  期

7   学生评教结果                                          永  久

8   本校教学工作各种统计表                                永  久

9   教学检查、评估和各级优秀教学质量评奖等材料            长  期

10  教学总结、教师教学经验总结                            长  期

11  教学情况调查表                                        长  期

12  联合办学材料、非学历教育的培训班、进修班等的协议书、

合同、情况汇报、总结等文件材料                         长  期

13  本校向上级机关报送的有关教育工作报告、请示及批复 永久或长期

14  历届各类学生的学生证、校徽、毕业证、学位证书、

结业证书的制发及样本                               永久或长期

15  人才培养方案及其论证材料                              永  久

16  各级各类教学管理人员岗位职责                          长  期

17  年级辅导员和班主任名单                            长期或短期

18  教风、学风建设相关文件材料                            长 期

19  学生运动会材料                                        长  期

20  其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料          永久或长期

JX12 学科与实验室建设

序号    类 目 名 称                                保管期限

1   上级有关学科、专业设置及实验室建设的文件材料              

针对本校的                                            永  久

普发的                                            长期或短期

2   学科、专业、实验室论证、评估、申报、审批材料          永  久

3   重点学科、专业、实验室建设材料                        永  久

4   学科、专业、实验室基本情况（实验室名称、面积、

实验项目、仪器设备、台套、人员情况和实验室

建设情况）统计报表                                     永  久

5   学科、专业、实验室建设计划、简报、总结材料            长  期

6   教学机构的设置、调整、合并、撤销、更改名称

    隶属关系材料                                          永  久

7   精品课程、教改项目立项申报批准材料及学科与专业

建设专项资金的报告、通知、请示与批复等                长  期

8   人才培养方案及其论证材料                              永  久

JX13 招生

序号    类 目 名 称                                保管期限

1   上级有关招生工作的文件材料                                

    针对本校的                                            永  久

 普发的                                            长期或短期

2   招生计划、规定、生源计划、简章、专业介绍、请示

与批复文件                                            长  期

3   新生录取材料及新生名册                                 长  期   

4   委培、代培、自费生计划、合同及名单            长  期

5   招生工作总结、统计报表                                永  久

6   招生监察工作材料                                      长  期

JX14 学籍管理

序号    类 目 名 称                                保管期限

1   有关学籍管理的规章制度、学生手册                      长  期

2   新生入学登记表                                        永  久

3   学生学籍卡片                                          永  久

4   学生成绩册及学生在校成绩汇总表                        永  久

5   在校学生名册（学生基本信息包括生源情况，分班情况等）                                        

永  久

6   学生学籍变更材料（升级、留级、插班、休学、复学、转学、

退学、保留入学资格等）                                长  期

7   学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级）            长  期

8   各级各类学科竞赛获奖统计表（按届统计，包括年级

    专业、姓名、项目名称、时间、获奖证书）                永  久

9   学生处分材料                                          长  期

10   发放学生证、校徽、毕业证、结业证、存根（登记表）

等材料                                            永久或长期

11  毕业生照片（集体及个人）                              永  久

JX15 课堂教学与教学实践

序号    类 目 名 称                                保管期限

1   各专业教学计划及教学计划调整审批表、教学大纲           永  久

2   各类学生培养方案、情况汇报等材料                       永  久

3   课程建设规划、要求及安排、教学进度表、校历表、课表

教师任课安排等                                         长  期

4   精品课程申报材料、批准文件、建设进度、成果

    中期检查和验收评审材料                                 永  久

5   研究生入学试题及指导教师名册                           永  久

6   试卷（试题）库                                         长  期

7   各级教改课题申报表、任务书、合同书、执行情况

研究报告、结题报告等                                   长  期

8   典型教案、讲义、重要备课记录                           长  期

9   本校学生参加全国大学英语四、六级统考、计算机

等级考试的工作计划、情况汇报、通过情况统计等材料       长  期

10  学生体育、军事教育、军训教学计划、请示与批复

总结等文件材料                                     永久或长期

11  教学实习、生产实习计划、大纲、总结、实习结果

鉴定、有代表性的实习报告                           长期或短期

12  社会调查、社会实践计划、总结及有关材料             长期或短期

13  有关学生勤工助学计划、安排、总结及有关材料         长期或短期

14  各类学生参加各类知识竞赛、演讲比赛名单

获奖情况及演讲稿等材料                             永久或长期

15  实习基地基本情况（实习基地名称、地点、合作单位

实习项目、学生实习专业、时间及人数）               永久或长期

16  校外实习基地合作协议书                                 永  久

17  校内外教学实践、实习基地建设和运转情况材料             永  久

18  院（系）教学管理人员及教师发表教学研究论文目录清单

（按年统计汇总）                                       永  久

19  各级教学成果申报材料、获奖证书                         长  期

20  全国或全省相关教学工作会议上经验交流材料               长  期

21  教师工作量核算、登记材料                               长  期

JX16 学位

序号    类 目 名 称                                保管期限

1  上级有关学位工作文件材料                                   

针对本校的                                            永  久

普发的                                            长期或短期

2   学校学位评定条例、办法及计划、总结                    永  久

3   学校学位委员会会议记录、决定                          永  久

4   学位委员会授予各层次学位的名单、学位证书签领表

    学位授予情况统计表                                    永  久

5   学位毕业申请表、学位评定委员会评审表、审核表     永久或长期

6   校级优秀学位（毕业）论文、论文评审书                  永  久

7   学位论文答辩会议记录和决议书                          永  久

8   历届学生学位（毕业）论文汇总表                        永  久

9   院（系）学位（毕业）论文相关管理规定和指导手册        永  久

   JX17 毕业生

序号    类 目 名 称                                保管期限

1. 上级有关毕业分配的材料                              

针对本校的                                            永  久

普发的                                            长期或短期

2   毕业生工作计划、方案、报告、简报、总结

及有关毕业生工作管理性文件                            长  期

3   毕业生供需统计、计划、合同、协议书                    长  期

4   各类毕业生、结业生名册、毕业生分配名册（年级、

专业、姓名、照片、去向、联系方式）                    永  久

5   毕业证、派遣证签领表                                  永  久

6   毕业生毕业分配工作总结、统计报表（各专业就业率）      永  久

7   毕业生考取研究生情况（姓名、专业、录取学校及专业

指导教师）                                            永  久           

8   毕业生质量跟踪调查的计划、总结、调查表和信息

反馈材料                                              长  期

9   优秀毕业（论文）集

10   其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料           永久或长期

JX18 教材

序号    类 目 名 称                                保管期限

1   学校教材建设规划，相关措施与执行情况                   永  久            

2  教材管理、出版发行、工作计划、规章制度、请示

与批复、情况汇报、总结、统计报表等                永久或长期

3   正式出版的本校教师自编、主编教材                      永  久

4   各系各专业使用教材目录与简介                          长  期

5   自编、主编教学指导书、实习指导书和习题库              长  期

6   其他有保存价值的自编参考资料                          短  期

7   声像教材：幻灯片、电影胶片、光盘、录音带、

录像带等                                          长期或短期

8   学校教材工作会议文件材料                              长  期

附录：存各教学单位的档案

序号             类 目 名 称                        保管期限

1   学校下发的党、政文件                                

2   院系开课计划、授课计划                                 

3   课堂教学材料、课程进度表、调停课审批表              

4   教师任课安排、教案                                  

5   本专业教学检查、调查材料及总结                      

6   院（系）学术或素质教育讲座、报告记录（名称、

报告人、组织单位、时间、地点、参加人数）            

7   实验室运行记录、实验室开放记录及实验室授课计划      

8   学生实验成绩登记表及学生实习报告（每班抽5份）      

9  实践教学安排表、学生实习报告（每班抽5份）、

学生实习考核表                                      

10  学生毕业论文（开题报告、计划任务书、评语表

    成绩、答辩记录等）                                  

11  教学检查座谈会记录、各类人员听课记录                

12  教材选用、引进和使用的相关材料                      

13  学生班集体会议等活动记录                            

14  院系开展学生文体活动情况                            

15  学生社会调查与社会实践（社会调查、三下乡活动等

    记录、总结、照片、时间、地点、内容、学生名单

    指导教师）                                           

16  学生有关文化素质教育材料                            

17  学生心理调查与咨询                                  

   

注：存各教学单位的档案保管时间请遵照学校教务处规定