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综合档案室各类档案利用手续及要求
2021-04-21 17:34  

一、教学档案

1.不接受电话查询,只接受来人、来函的方式查询、利用教学档案。

2.校内单位利用教学档案,需提前在“仲事易”上申请办理。操作步骤如下:“仲事易--办事大厅--党政办--档案利用申请”。

3.利用与本人相关的学籍档案,需持本人二代身份证原件及复印件来档案室办理,也可将需求、毕业证书、身份证复印件、通讯地址、电话号码发送到档案室邮箱zkdas@zhku.edu.cn ,档案室可将相关档案复印件快递到付给本人。

4.如本人无法到档案室需委托他人代为办理的,代办人须携双方身份证复印件、委托人毕业证复印件、代办人身份证原件、委托书来档案室办理。

5.校外单位或公司查证学历/学位/成绩,须备有介绍信或查档函、查证项目相关复印件再予以查询。

二、党群、行政、外事档案

1.校内人员利用党群、行政、外事和上级文件等门类档案,需通过“仲事易”提出申请,操作步骤同前,经相关人员审核通过后方可利用。

2.凡阅党委会议记录,校长办公会会议记录,有密级的文件材料等档案,应由本单位负责人提出查阅报告,经综合档案室审批,有关部门负责人及学校分管领导的批准,方可利用。

3.凡阅有关人员的处分,处理材料,属于一般干部,职工,学生和科级干部的,须经综合档案室主任及档案形成部门负责人批准,属处级干部的要档案形成部门负责人及学校党委书记批准。

4.校外人员利用党群、行政、外事和上级文件类等门类档案,除要持有单位介绍信和本人有效证件外,还须征得学校有关部门同意并办理相关手续方可利用

三、人物类档案

1.人物档案利用者主要是学校人事工作的主管领导和责任人。其他人员因工作需要利用人物档案,须持个人有效证件和本人所在单位介绍信,还须征得学校有关部门同意并办理相关手续。

、财会档案

1.财会档案原则不对个人提供利用,如确有特殊需要,由本人所在单位开具证明,并经学校财务处同意后方可查阅。

2.大批量复制财会档案,需自备相机拍摄并返原单位打印。

、科学研究类档案(简称科研档案) 

1.利用者持本人证件或单位介绍信,可查阅科研综合管理性文件。

2.项目负责人或参与人凭个人身份证、工作证等有效证件,校内人员经“仲事易”申请后,可查阅利用本人主持或参与的项目档案;其他人员须经项目负责人同意方可利用项目档案。

3.科研奖状档案原件一律不外借,只能在本馆查阅、复印或扫描。

4.专利档案中的专利证书原件一般不外借,只能在本馆查阅、复印或扫描。

5.科研保密档案,仅限项目负责人及可知悉范围人员查阅。可知悉范围人员须凭经项目负责人同意,及保密办签批的《保密档案利用审批表》及个人有效证件方可利用。

、基本建设类档案(简称基建档案)

1.利用者持本人身份证、工作证等有效证件和单位介绍信,经有关部门同意可查阅基建综合管理性文件。校内人员需通过“仲事易”提出申请。

2.归档单位或建筑物使用单位凭单位介绍信和个人有效证件查基建项目档案。

3.产权所有人因装修等需要利用所居住房屋建筑、结构等专业图纸,凭产权证方和身份证可利用。 

4.基建项目档案一般为学校的改扩建、修缮等工程项目提供利用,一般只能在档案室内查阅、复印,原件一律不外借。

5.图纸类因特殊需要外借的,须经相关部门领导批准,档案室主任批准方能外借。

其他类档案

1.校内人员利用其他类档案,需通过“仲事易”提出申请,经相关人员审核通过后方可利用。

2.校外人员利用其他类档案,需出示个人身份证件和单位公函,经相关负责人审核通过后方可利用。

 

党政办公室综合档案室 咨询电话:020-89003262

 

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