仲恺农业工程学院公文处理实施细则

第一章  总则

第一条  为进一步推进学校公文处理工作的制度化、规范化、科学化，提高公文处理工作的质量和效率，根据中央、教育部、广东省公文处理规范和关于加强作风建设的系列文件精神，结合学校实际，特制定本实施细则。

第二条  本细则适用于学校及校内各二级单位的公文处理工作。各二级单位涵盖各党政管理机构、教学机构、教辅机构、研究机构、附属机构、群团组织等。

第三条  仲恺农业工程学院公文（以下简称“公文”），是学校党政实施领导、履行职责、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是学校传达和贯彻党和国家的方针政策，公布规章制度，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

第四条  公文处理工作指公文的拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条  公文处理工作应坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第六条  党政办公室是学校公文处理的管理机构，负责学校公文处理工作，指导、督促、检查各单位的公文处理工作。各二级单位应高度重视公文处理工作，加强制度建设，完善工作程序，并由专人负责公文处理工作。各二级单位主要负责人为本单位公文处理工作的第一责任人。

第七条  学校公文处理工作实行分级负责、归口处理的工作机制。党政办公室负责学校各类综合性公文和重要公文的处理；各二级单位在各自权限内独立处理业务范围内的公文；涉及多个单位的公文，可由一个单位牵头，联合处理。

第八条  本细则适用公文包括纸质公文与电子公文。

第二章  公文种类

第九条  学校常用的公文种类主要有：

（一）决议。适用于学校重要会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于对学校重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

（三）通告。适用于在一定范围内公布应遵守或者周知的事项。

（四）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（五）通知。适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

（六）通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神和告知重要情况。

（七）报告。适用于向上级部门汇报工作，反映情况，回复上级部门的询问。

（八）请示。适用于向上级部门请求指示、批准。

（九）批复。适用于答复下级单位的请示事项。

（十）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十一）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章  公文格式

第十条  学校公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、公开方式、印发单位和印发日期、页码等组成。各要素组成详见附件1。

第十一条  公文的版式按照《党政机关公文格式》（GB/T 9704-2012）国家标准执行，各组成部分的排版形式详见附件2。

第十二条  公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

第十三条  公文用纸幅面采用国际标准A4型，在左侧用两个订书钉装订。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第四章  行文规则

第十四条  行文应确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

从严控制公文制发数量。凡属以下情况的，不再制发公文：

（一）国家法律法规和党内法规已作出明确规定的。

（二）现行公文规定仍然适用的。

（三）就某项工作已作出安排部署、有关单位已经明确任务的。

（四）已发布领导讲话、印发会议纪要的。

（五）可用电话、传真、邮件等其他手段办理的。

（六）没有实质性内容、可发可不发的。

从严控制公文制发规格：

（一）各二级单位职责范围内的常规工作、事项，可以单位名义发布通知的，不以学校名义行文。

（二）学校管理中综合协调的事务，可以党政办公室名义行文的，不以学校名义行文。

第十五条  根据隶属关系和职权范围进行行文，一般不得越级行文。特殊情况需要越级行文的，应同时抄送被越过的单位。

第十六条  向上级单位行文，一般用请示、报告等文种，应遵循以下规则：

（一）原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位，不抄送下级单位。

（二）以学校党委、行政名义向上级单位报送的文件，按职责分工由各职能部门或有关业务单位代拟稿，由党政办公室审核、报送学校领导签批后，统一编号行文。

（三）请示应一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

（四）除党政办公室外，校内其他单位原则上不得对校外单位正式行文。需向上级单位报告和请示工作，或向校外不相隶属单位函洽工作时，应填写学校相应的发文稿纸，按程序报批行文。

（五）呈报校领导的请示、报告，报分管校领导审批。涉及全局性工作内容的，在报分管校领导提出明确意见后，还需按照党政内容分工分别报党委书记、校长批示。原则上不得越级向学校领导呈送请示。

（六）除上级单位负责人直接交办事项外，原则上不以学校名义向上级单位负责人报送公文、不以学校负责人名义向上级单位报送公文。

第十七条  向全校各二级单位行文，为下行文，一般用通知、通报、意见、决定、批复等文种，应遵循以下原则：

（一）主送受理单位，根据需要抄送相关单位。

（二）学校党委、行政可向全校各单位行文。

（三）以学校名义下发的公文，涉及多个单位职权范围内的事务应协商一致并会签。单位之间未协商一致的，不得擅自行文。

第十八条  同级或者不相隶属的单位之间行文，为平行文，一般用函、周知性的通知、告知性的意见等文种，应遵循以下原则：

（一）一般不以单位名义向不相隶属单位负责人行文，不以单位负责人名义向不相隶属单位行文。

（二）校内同级单位可以相互行文，必要时可以联合行文，但应明确主办单位。属于各单位职权范围内的工作，不得联合行文。

第五章  发文办理

第十九条  发文办理是指公文的起草、会签、审核、签发、复核、印制、分发等一系列过程。

第二十条  起草。起草学校综合性重要公文，由牵头单位负责拟稿，相关单位配合，必要时可由党政办公室组织起草；各二级单位日常业务性、专业性公文，由本单位起草。重要公文应由各单位负责人亲自起草或者主持起草。

公文起草应做到：

（一）符合国家法律、法规和党的路线、方针、政策，准确完整地体现发文单位意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，深入调查研究，广泛征求意见，实事求是分析问题，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁、主题突出，观点鲜明、结构严谨，表述准确、文字精练。公文正文一般控制在3000字以内，请示、报告等上行文一般不超过1500字。

（四）文种正确，格式规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序和引文等表述准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法规范。

（五）公文信息公开属性的确定，起草单位应提出初步意见。

（六）涉密公文的草拟，必须在符合保密管理要求的涉密计算机上处理，并按有关要求采取保密措施。

第二十一条  会签。会签由公文起草单位负责完成。起草公文时，对涉及其他单位职权范围内的事项，起草单位要与有关单位协商会稿，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办单位应积极协调，仍不能取得一致时，拟稿单位应列明、分析各方意见的理据，并提出是否予以采纳的拟办意见，报分管校领导协调或裁定。拟制规章制度方面的规范性公文，按照《仲恺农业工程学院规章制度管理办法》（仲字﹝2019﹞27号）执行。

第二十二条  审核。公文文稿由党政办公室负责审核。审核重点是：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合国家法律、法规和党的路线、方针、政策；是否准确完整地体现发文单位意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

（三）涉及其他有关单位职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

（四）重要公文文稿是否按照规定经有关会议审议。

（五）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

（六）公文主题是否鲜明、材料是否真实、判断是否正确、内容是否完整、结构是否严谨、语言是否庄重、用词是否规范。

第二十三条  党政办公室对各二级单位报送的公文应及时审核。普通公文审核期限一般不超过3个工作日，加急公文一般不超过1个工作日，特急公文应及时审核。

第二十四条  对不符合要求的文稿，属文字表达上的问题，由党政办公室负责修改；属原则性问题或具体业务问题，由党政办公室附上修改意见并退回主办单位修改。

第二十五条  签发。公文应经学校领导批阅、签发。以党委名义印发的请示、报告等仲党字号上行文，由党委书记签发；以行政名义印发的请示、报告等仲字号上行文，由校长签发。以党委名义印发的仲党字、仲党函字号等下行文、平行文，经分管校领导审核后，由党委书记签发；以行政名义印发的仲字、仲函字号等下行文、平行文，经分管校领导审核后，由校长签发。以党委、行政名义印发的其他发文代字的公文，可授权分管校领导签发。常规事项的行文，可授权党政办公室主任签发。如有必要，报请分管校领导或党委书记、校长签发。纪要由召集会议的校领导（主持人）签发。联合发文由所有联署单位主要负责人会签。

第二十六条  校领导对报请批示的各类公文，要及时批阅、签发。普通公文批阅期限一般不超过3个工作日，加急公文一般不超过1个工作日，特急公文应及时批阅。签发人签发公文，应签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。

第二十七条  以学校党政名义制发的公文，由学校领导签批后，还需经过以下程序：

（一）复核。文件制发前党政办公室对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核、登记编号。按照“谁拟稿、谁校对”的原则，公文正式印制前拟文单位必须对公文清样稿认真校对，并承担相应责任。文稿内容原则上不予改动，特殊情况需作实质性修改的，应报原签批人复审。

（二）印制。以学校名义印发的公文及函件由党政办公室印制。公文印制要严格履行校对、制版、印刷、装订等程序，确保公文印制质量和时效。印制涉密公文应在党政办公室机要保密科涉密专用电脑和打印机上进行。根据工作需要和文件属性，公文印发后由党政办公室负责上网发布。除上行文、涉密公文以及不予公开的公文外，其他公文一般通过网上发布，不再以纸质形式下发。

第六章  收文办理

第二十八条  收文办理指收到外来公文的办理过程，包括签收、登记、初审、拟办、承办、催办、答复等一系列过程。

第二十九条  收文办理主要程序是：

（一）签收。主送学校的各类文电须经党政办公室统一签收、登记、审核、流转；学校各单位应将上级对口单位直接发至本单位的文件，以及外出参会带回的上级文件，及时送交党政办公室。党政办公室对收到的公文应逐件清点，核对无误后签收，并注明签收时间。

（二）登记。对公文的主要信息和办理情况进行详细登记。

（三）初审。对收到的公文应进行初审。初审重点是：是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他单位职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文，应及时退回来文单位并说明理由。

（四）拟办。学校党政办公室根据公文内容、要求和职能分工，提出拟办意见报请学校领导阅示或转相关单位办理。需要两个以上单位办理的，应明确主办单位。

（五）承办。承办单位对学校领导或党政办公室批办的公文应签收、登记，并及时报送本单位主要负责人阅处。如发现错转或错批，应及时将公文退还党政办公室，不得擅自转送其他单位。

（六）催办。各单位对本单位承办的公文应进行跟进和催办，防止漏办或延误。

（七）答复。办理结果应及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

第七章  公文归档

第三十条  公文办理完毕后，应及时归档。

（一）需要归档的公文及有关材料，应根据有关档案法律法规以及学校档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。个人不得保存应归档的公文。

（二）归档范围内的公文根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文齐全、完整，能正确反映本单位的主要工作情况，便于保管和利用。

（三）联合办理的公文，原件由主办单位整理（立卷）、归档，其他单位保存复制或其他形式的公文副本。

（四）归档范围内的公文应确定保管期限，主办单位应以自然年为单位，定期向学校综合档案室移交。

（五）以学校名义印发的公文，由党政办公室统一整理（立卷）、归档，应包括纸质印发公文（含正文、附件）、发文稿纸、公文定稿。

（六）校内呈批公文，由主办单位负责整理（立卷）、归档，应包括文件处理表、公文全文（含正文、附件）原稿。

（七）拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

第八章  公文管理

第三十一条  各单位应建立健全本单位公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。

第三十二条  学校各单位在拟制涉密公文时，应在党政办公室机要保密科专用电脑上进行。确定密级后，应按照所定密级严格管理。公文密级的确定、变更和解除，由党政办公室机要保密科负责。

第三十三条  公文的印发传达范围应按照发文单位的要求执行。需要变更的，应经发文单位批准。

第三十四条  中央、省委等上级文件的阅读和管理，严格按有关文件规定执行。未经批准，不得擅自变更阅读传达范围，不得擅自公开发布文件内容。

第三十五条  严格落实涉密公文保密管理有关规定。涉密公文的全文、摘要以及标题、发文字号等信息应当与公文一起严格按保密要求管理，解密前均不得在无密的文件、简报资料、刊物、网站等使用。召开会议传达的，不得进行新闻报道。

第三十六条  公文的撤销和废止，由发文单位、上级单位根据职权范围和有关法律、法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。各单位应根据情况变化及时废止文件。

第三十七条  不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关保密规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第三十八条  单位合并时，全部公文应随之合并管理；单位撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交学校综合档案室。工作人员离岗离职时，所在单位应督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第三十九条  新设立的单位应向党政办公室提出发文立户申请。单位合并或者撤销时，应及时调整发文单位。

第九章  附则

第四十条  本细则由党政办公室负责解释。

第四十一条  本细则自发布之日起施行。学校其他有关规定与本细则不相符的，以本细则为准；原《仲恺农业技术学院公文处理暂行规定》（仲办字〔2006〕20号）同时废止。

附件：1.仲恺农业工程学院公文格式

2.仲恺农业工程学院公文版式

附件1

仲恺农业工程学院公文格式

学校公文一般由紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。

一、份号。指公文印制份数的顺序号。涉密公文应标注份号。

二、密级和保密期限。指公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应根据涉密程度分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。标注了密级但未标注保密期限的公文，其保密期限按照绝密级30年、机密级20年、秘密级10年认定。

三、紧急程度。指公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应分别标注“特急”、“加急”。

四、发文单位标志。由发文单位全称或者规范化简称加“文件”两字组成，也可使用发文单位全称或者规范化简称。联合行文时，主办单位名称排列在前，如有“文件”两字，置于发文单位名称右侧，以联合发文单位名称为准上下居中排布。学校党政公文发文单位标志主要有以下几类：

（一）上行文版头。“中共仲恺农业工程学院委员会”和“仲恺农业工程学院”用于学校党委、行政向上级单位请示、报告等。

（二）下行文版头。“中共仲恺农业工程学院委员会文件”用于学校党委面向校内发布重要决定、决议和重要的工作部署，转发上级单位、同级单位和不相隶属单位的文件，批转党委部门或基层党组织重要工作或发布干部任免通知等。学校党委、行政联合行文时，使用学校党委的发文单位标志。

“仲恺农业工程学院文件”用于学校行政面向校内发布关系学校全局或比较重大的行政决定、决策及重大的行政工作部署，颁布学校重要规章制度，公布学校中长期发展规划，公布机构设置及调整、人事聘任、奖惩等重大事项等。

（三）平行文版头（信函格式版头）。学校常用的信函格式版头包括：“中共仲恺农业工程学院委员会”、“仲恺农业工程学院”，主要用于学校党委、行政根据需要以函的形式制发的公文。

（四）纪要格式版头。学校常用纪要格式版头包括：“仲恺农业工程学院党委常委会会议纪要”“仲恺农业工程学院校长办公会会议纪要”，主要用于记载和传达学校召开的党委常委会会议和校长办公会会议的主要情况和议定事项。

（五）校内各单位只能使用信函格式版头来印制公文。包括“中共仲恺农业工程学院委员会××（二级单位名称）”、“仲恺农业工程学院××（二级单位名称）”，用于以本单位名义的校内行文。

五、发文字号。由单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办单位的发文字号。

学校校级公文发文代字如下：

（一）党委校级公文

1.仲党字：以学校党委名义向上级单位报送的文件；党委的有关规章制度、管理办法、实施意见、细则等；党委的重大事项；意识形态工作。

2.仲党函字：以学校党委名义向上级单位有关部门或者其他不相隶属单位报送材料、商洽工作、回复意见等。

3.仲党办字：党委有关日常工作事项、会议通知；印发党委领导讲话及有关文件。

4.仲组字：基层党组织建设；党员发展与管理；扶贫开发工作。

5.仲干字：干部任免；干部培训。

6.仲宣字：思想政治教育；理论学习；对外宣传；校园文化。

7.仲统字：统战工作。

8.仲纪字：党风廉政建设和反腐倡廉工作；党内监督和行政监察。

9.仲学字：学生思想教育工作；征兵、军训和国防教育等工作。

10.仲研字：研究生思想教育工作。

11.仲工字：教代会工作；教职工权益维护、生活福利和文体活动等。

12.仲团字：共青团工作；学生活动；社会实践。

   13.党校字：党校工作。

（二）行政校级公文

1.仲字：以学校行政名义向上级单位报送的文件；行政的有关规章制度、管理办法、实施意见、细则等；行政工作的各类建设发展规划；行政的重大事项；内设机构设置及成员调整；综合性内容的重要行文。

2.仲函字：以学校名义向上级单位有关部门或者其他不相隶属单位报送材料、商洽工作、回复意见等。

3.仲办字：校内行政活动、会议通知；印发行政领导讲话及有关文件。

4.仲学字：学生资助、奖惩；辅导员队伍建设；心理健康教育、职业生涯规划教育；毕业生就业。

5.仲研字：研究生的招生、学籍、学位、教材、就业、表彰等；学位点建设。

6.仲发规字：规划发展；学科建设；校地合作；信息统计；高教研究。

7.仲人字：教职工队伍建设；人员编制和岗位设置；教职工聘任、管理、交流、培训、考核和专业技术评定；教职工薪酬待遇管理；博士后管理和干部人事档案管理。

8.仲教字：本科专业建设；教学计划编制、教学组织与管理、教学质量监控与评估、实践教学管理；本科学生考务、学位、专业、教材、招生、转学、退学等。

9.仲科字：科技人才及团队建设；科研项目管理；科技成果鉴定和科技奖励；科技创新平台建设；知识产权使用和管理；对外科技交流合作、成果推广和社会服务；学位委员会日常工作。

10.仲外字：国际合作交流；留学生管理；国际合作交流项目；外国文教专家聘请、管理。

11.仲财字：预算、决算编制和管理；各类办学资金的管理和核算；其它与财务相关问题。

12.仲审字：审计监督工作。

13.仲基建字：基建项目（投资计划、减免费用、规划、报建、用地等）。

14.仲后勤字：后勤服务（水电、维修、绿化、膳食、交通、物业等）；后勤管理；校园环境管理；资产管理。

15.仲设字：本科教学实验室建设、管理；教学科研仪器设备采购、管理、服务。

16.仲招投标字：招投标、政府采购等工作。

17.仲保字：安全保卫；户籍管理。

18.仲继字：继续教育工作规划、建设；继续教育学生的招生、学籍、专业、学位、奖惩。

19.仲创字：创新创业师资队伍建设、人员培训；创业实践基地建设与管理；学生创新创业竞赛和创新成果孵化、转化；创新创业教育课程。

以校内各单位名义印发的公文，发文代字为本单位名称简写，原则上不多于四个字，不使用“仲”字。如教务处发文可编“教字〔××××〕××号”，学生处发文可编“学字〔××××〕××号”，其它单位编号依此类推。

六、签发人。请示、报告等上行文应标注签发人姓名，标注于发文字号右侧。

七、标题。公文标题应准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般由“发文单位+事由+文种”等3要素构成。校内下发文时，可略去学校名称。

八、主送单位。公文的主要受理单位，应使用全称、规范化简称或同类型单位统称，并按规范排序。

九、正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

十、附件说明。公文附件的顺序号和名称。公文如有附件，应在正文之后、发文单位之前，注明附件顺序和名称。附件应与主件订在一起发送。

十一、发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。

十二、成文日期。署会议通过日期或发文单位负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。

十三、印章。公文中有发文单位署名的，应加盖发文单位印章。联合发文时，应在对应发文单位署名上用章。

十四、附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。

十五、附件。公文正文的说明、补充或者参考资料，是公文的重要组成部分。

十六、抄送单位。除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应使用全称、规范化简称或者同类型单位统称。

十七、公开属性。分为主动公开、依申请公开、不予公开三类。

十八、印发单位和印发日期。公文的印发单位和印发日期。学校公文的印发单位为“仲恺农业工程学院党政办公室”。

十九、页码。公文页数顺序号。公文的附件与正文一起装订时，页码应连续编排。

附件2

仲恺农业工程学院公文版式