一、用户身份

过客：综合档案室未授权的用户（可以登录档案管理查询系统）

用户：综合档案室授权的部门用户（可以登录档案管理查询系统及档案管理登录系统）

二、档案管理查询系统操作说明

   本系统适用于未注册过的过客和已有账号的用户，通过本系统可以查询到综合档案对外开放的档案目录。操作步骤如下：

   1、输入档案管理查询系统网址：http://202.192.94.201/search/进入查询页面。

2、在搜索框中输入要查文件题名的关键字或文件的文号==》选择所要查询的档案表==》搜索。

三、档案管理登录系统操作说明

   本系统适用于综合档案室已授权的部门用户，用于录入档案。

1、用户登录

输入档案管理登录系统网址：http://202.192.94.201/在登录界面输入用户名及密码，即可进入仲恺农业工程学院档案管理系统。界面如下：

2、案卷的录入

（1）各级用户进入档案管理系统后，点击各部门录入表。出现界面如下图（总务处为例）：

（2）添加案卷

添加案卷界面须录入的基本项目有（没有说到的不用填）：

一级目录：部门（如总务处）

二级目录：年份（所录档案的年份）

三级目录：档案门类（如：行政XZ11，学报填CB12）

  实体分类号：二级目录+三级目录，字母注意用大写

  案卷/盒号：填案卷号

保管期限：有短期、长期、永久。根据案卷性质填。

密级：有公开、秘密、绝密。根据案卷性质填。

正题名：即所录入的案卷内容

附注：有特殊情况时可在此说明，字数不宜过多，其信息在卷内目录中的备注项中体现。无特殊情况时可不填

第一责任者：填文件的责任者

页数：指本案卷的总页数

时间：指形成本案卷的最早时间和最晚时间

归档单位：填归档部门

输入员：填写具体录入档案的人员姓名

各部门按以上要求录入后案卷各界面如下（以总务处为例）：

点击“添加”，系统提示“添加案卷、文件完成”，点击“确定”按钮，本次案卷输入完成，系统自动进入下一案卷的输入界面（在录入下一案卷时，有些信息系统会自动保留上一案卷内容，只需在要更改的栏目里做相应修改即可）。若案卷添加完毕，则点击“关闭”按钮即可。

3、文件的录入

（1）添加文件

案卷录入结束后，关闭案卷录入界面，点击 “添加文件”按钮。

进入添加文件界面如下（以总务处例）：

各单位在输入卷内文件时，需录入的项目基本与案卷一致， 其中“文件案卷号及件号”中第一个1代表案卷号，后面0003则代表该份文件在案卷中的位置。

输入完成后点击“添加”，系统提示“添加案卷、文件完成”，点击“确定”按钮，本次卷内文件输入完成，系统自动进入下一文件的输入界面，同样系统会自动保留上一卷内文件内容，只需更改“正题名”“附注”、“页数”“文号”即可。

1. 卷内文件目录打印

先点击进入同一案卷（操作：鼠标放到案卷右侧，点击同卷）点击案卷上方的“打印当前”按钮，出现打印界面。在“自定义打印目录”中选中“卷内目录（A4纵向）”，点击界面中左下角的“打印预览”，点击“打印”按钮即可将所预览的卷内目录打印出来。