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仲恺农业工程学院基本建设类档案工作规范
2016-09-12 17:30  

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仲恺农业工程学院基本建设类档案工作规范

根据《中华人民共和国档案法》、《基本建设项目档案资料管理暂行规定》、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/T28-2002)、教育部和国家档案局《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》等有关的法律、法规、规章,结合学校基建类档案工作实际,特制定本规范。

一、基建档案工作基本原则

(一)学校基建档案是指在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中从酝酿、决策至建成、使用的全过程中直接形成的,经过收集、积累、整理、立卷、归档,有保存价值的,包括基建项目的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、竣工、使用及基建管理等工作活动中形成的文字资料、图纸、图表、计算材料及配套的声像、缩微、电子档案等。

(二)我校基建档案必须实行集中统一领导、统一管理的原则,管理好基本建设项目的档案材料,确保档案材料完整、准确、安全和有效利用。

(三)基建档案工作必须纳入基建管理工作中,基建档案经费在基建经费中开支。基建档案工作必须实行“三纳入”,即:将档案工作纳入工程建设计划;纳入生产、技术管理各个环节;纳入领导和工作人员的岗位责任制。基建项目的建设要与档案工作“四同步”管理,即:项目建设(维修)一开始与建立档案工作同步进行;检查项目工程情况与检查项目档案工作情况同步进行;项目在建设过程中要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行;项目竣工验收与提交一整套合格的竣工图验收同步进行。

(四)学校基建处及其各承包单位,要有一位负责人分管本单位的档案工作,并确定适当的档案人员,协同学校综合档案室认真做好基建档案的积累、立卷和移交工作。

二、基建档案归档范围的确定

(一)确定的原则

1.归档的基建管理和项目建设中形成的文件材料必须是对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用的原件。

2.归档的基建文件材料必须反映基建管理和项目建设的全过程,保证完整、准确、系统;必须遵循其自然形成规律,保持有机联系和成套性,与实物完全一致。

(二)归档的主要内容和重点

1.归档的主要内容包括综合管理,项目的可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、生产技术准备、试生产基建预算、概算、决算、器材管理方面,具体范围见附件。

2.归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料,特别是包括竣工图在内的全套图纸。

(三)不归档的文件材料

1.上级机关有关基建的普发性(非专指高校)、不办的文件;

2.正式施工前的草图,未定型图纸;

3.重份文件和重份图纸;

4.无查考价值的临时性、事务性文件。

三、基建档案的归档要求与立卷方法

(一)形成积累(基建处对每项新建项目的档案材料负责。每项扩建、改建及大、中型维修项目的档案材料,由基建处或后勤公司或有关的职能部门负责参照执行。基建工作过程中产生的审计、财务等文件材料由相应的部门负责归档)。

1.基建部门应确定一位负责人分管基建档案材料工作,并配备兼职档案员,负责做好基建文件材料的收集、积累、整理、立卷、归档工作。基建部门对每项新建、扩建、改建及大、中型维修项目的档案材料,必须指定一名工程技术人员为兼职档案员,负责收集、整理、立卷、归档工作。基建部门应督促各施工单位及其它相关单位指定工程技术人员负责建设过程中的基建档案材料的收集、整理、立卷归档工作。

2.基建部门接到基建项目后,在布置工作计划的同时,布置形成积累基建文件材料的任务,可由基建部门印制统一的归档用信封,并将基建文件材料归档范围明示各相关单位。基建档案材料收集、整理工作要与项目建设进程同步进行。项目申请立项时,即应开始进行文件材料的积累、整理工作,重大项目在验收前一个月应做好归档预检工作。待项目竣工验收后,由基建部门兼职档案员统一归档,交学校综合档案室。

3.基建项目实行总承包给外单位的,由各分承包单位负责收集、整理分包范围内的基建文件材料,交总承包单位汇总、整理,竣工时由总承包单位向学校基建部门提交完整、准确、系统的基建档案材料,最后统一交学校综合档案室。

实行工程建设现场指挥机构管理的建设项目,竣工时由现场指挥机构向学校基建处提交完整、准确的项目档案资料。

建设项目由学校分别向几个单位发包的,各承包单位负责收集、整理所承包工程的档案资料,交学校基建处汇总、整理、或由基建处委托一个承包单位汇总、整理。

4.学校综合档案室对应归档基建档案材料进行业务上的监督及指导,督促、指导基建部门兼职档案人员及工程技术人员做好基建文件材料的收集、积累、整理、立卷工作。各相关单位文件材料由本单位兼职档案员负责整理归档,具体归档范围见附件。其中施工单位应将归档文件材料由施工单位指定人员整理后,填写《基建档案移交书》交基建处,由基建处兼职档案员负责集中统一移交学校综合档案室。

5.基建部门应严格执行基建文件材料的审签制度,明确职责,把好文件材料形成的质量关。学校的基建部门要检查设计、施工单位基建文件材料的编号是否统一,要与它所反映的对象一致,能揭示其性质与特征。

6.归档时必须有竣工图

竣工图是建设项目建成投产、运营、维修和改建、扩建的重要依据和参考,也是明辨工程质量和责任、维护合法权益的重要凭证,是建设项目文件与档案体系中非常重要的组成部分,必须保证其完整、准确与系统。按照国家有关规定,凡涉及建设项目的基础(包括地质)、地下建筑、管线、结构、井巷、峒室、桥梁、隧道、港口、水坝及设备安装等隐蔽部位时,均需按要求编制竣工图。竣工图一般分为综合图部分和单位工程竣工图部分:综合图,包括整个工程项目的总平面布置图、位置图、建筑用地范围内各种地下管线综合图、建筑群体的设计总说明书等。单位工作竣工图,包括单位工程综合图和各专业竣工图。单位工程的综合图包括建筑平面布置图、室外(暖卫、燃气、给水、排水等)。管线综合图、架空线路(电缆)综合图、土建专业及有关专业的设计说明等;各专业竣工图包括建筑竣工图、结构竣工图和燃气竣工图、电气竣工图、通风和空调竣工图、电梯安装竣工图、工艺竣工图及标准图等。

竣工图编制要求

(1)各项新建、扩建、改建、技术改造、技术引进项目,在项目竣工时要编制竣工图。项目竣工图应由施工单位负责编制。如果行业主管部门规定设计单位编制或施工单位委托设计单位编制竣工图的,应明确规定施工单位和监理单位的审核和签字认可责任。

(2)竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位,真实反映项目竣工验收时的实际情况。

(3)按施工图施工没有变动的,由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章;没有施工图,但实际进行施工且已竣工的工程,应按实际施工的最终状况,由施工单位绘制竣工图,并经设计单位签署意见并补充修改依据后作为竣工图;被取消的施工图,不应编制竣工图,但必须将取消的依据纳入竣工说明中。

(4)一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更,可在原图上更改,加盖并签署竣工图章。

(5)涉及结构形式、工艺、平面布置、项目等重大改变及图面变更面积超过35%的,应重新绘制竣工图。重绘图按原图编号,末尾加注“竣”字,或在新图图标内注明“竣工阶段”加盖并签署竣工图章。

(6)同一建筑物、构筑物重复的标准图、通用图可不编入竣工图中,但应在图纸目录中列出图号,指明该图所在位置并在编制说明中注明;不同建筑物、构筑物应分别编制。

(7)建设单位应负责或委托有资质的单位编制项目总平面图和综合竣工图。

(8)所有变更的竣工图,都必须标注变更修改依据或编制变更对照一览表。

(9)编制竣工图总说明及各专业的编制说明,叙述竣工图编制原则、各专业目录及编制情况。编制说明内容主要包括:设计依据、采用技术规范和标准、工程概述、主要技术指标、施工说明、工艺简介、变更情况、施工中遇到的问题及解决措施、质量事故处理情况、隐蔽工程质量检查。

(10)为确保竣工图编制的质量和验收时间,竣工图编制必须与工程进度同步。

7.归档的基建文件材料格式要统一,字迹工整,图像清晰。一律用墨水或墨汁书写,不得用易褪色的书写材料书写、绘制。归档的底图,格式必须按国家制图标准绘制完成;归档的蓝图,规格必须符合国家标准,字、图清晰,用纸优良;归档的文件材料一律用原件。

8.凡是重要和经常使用的文件材料要有副本。其它文件材料一般归档一份。使用基建文件材料过程中不允许随便更改。如有更改,必须填写更改通知书,并履行批准手续。

9.学校基建部门要定期检查、绘制本校的总体规划图、设计总平面图以及学校(含各校区)水、电、气、管道和通讯线路分布等管网图。并整理、立卷移交学校综合档案室。

10.学校各种建筑物在拆除、改建、扩建之前,有关部门必须负责照相后才能动工,照片应同施工后材料一同归档。

11.基建部门或总务处、后勤等有关部门对每项扩建、改建及维修项目的档案材料,必须指定一名工程技术人员为材料收集人员,负责收集、整理,移交给本部门兼职档案员,统一整理立卷后交学校综合档案室。

12.归档的底图,格式须按国家制图标准绘制完成。应严格按有关规定及时立卷归档。

(二)整理组卷

1.基建项目结束(含最终完成、阶段完成)后,基建部门分管基建档案材料工作的负责人,组织本项目形成的应归档的基建文件材料的整理组卷工作。

2.根据基建文件材料的形成规律,按保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则,按工程项目组卷,一项一卷或若干卷。管理性文件材料排在整个项目首卷,其余材料按文件性质分别组成案卷。

3.文字材料的排列:正件在前,附件在后;印件在前,原稿在后;批复在前,请示在后。用地通知书、建设规划许可证、土地使用证、报建图等管理性文件及其附图紧跟其正文放在各建设项目的首卷。图纸按图的类别序号排列,即:地质图、初步设计图、建筑施工竣工图、结构施工竣工图、给排水竣工图、电气竣工图、气管图(更改图排列在被更改图之前)

4.要拆除案卷内金属物,对破损的材料进行修补。

5.基建文件材料采用卷皮、卷盒(袋)方式保管。不同幅面的工程图纸(蓝图)应以手风琴式统一折叠成A4幅面(297mmX210mm)的规格,图标栏露在外面。底图采用卷筒或平放两种方式保管。蓝图、底图可以不装订。

6.无论单面或双面只要有书写文字,均作为一页编写页号,每卷页号均从 1 开始,页号位置在非装订线一则的右下角。蓝图、底图可以一组有机联系的图纸为一件,以件为单位,在每件文件材料的右上角加盖有单位名称、档号、件号的戳记章,并逐一填写。

7.填写卷内目录和备考表。确定保管期限。草拟案卷封面各栏目,经档案部门审查后填写案卷封面。

8.工程技术人员填写归档说明(见附件),交基建部门分管负责人审查后,放在第一卷的卷内目录之后。

(三)归档验收

1.学校综合档案室必须是基建项目验收小组成员,会同基建部门负责对基建文件材料的验收工作。

2.建设项目在验收前,学校综合档案室专职人员(或委托基建部门兼职档案员)对准备归档的基建文件材料进行初步验收后,出具证明,方可组织工程竣工验收。

3.竣工图是基建工程项目的最后真实记录,是对工程项目进行考核和日后使用、维护、扩建、改建、大中型维修的依据,是竣工验收的必要条件之一,并具有法律依据。凡竣工图不符合档案管理要求的,工程项目不能验收。竣工图必须盖有施工单位竣工印章,施工单位项目负责人(或图纸修改人员)签名。

4.学校基建部门应从基建总投资中扣留5%作为基建档案保证金,待基建档案材料归档验收合格后发还。

5.归档时间:基建综合管理性文件(见附件“JJ11综合”) 应在次年三月底前归档,基建项目在验收后 6 个月内归档。

6.填写《基建档案移交书》一式两份,连同案卷经学校综合档案室清点无误后,交接双方在移交目录上签字盖章,各执一份存查。

7.基建档案中的特殊载体材料(包括照片、底片、录音带、磁盘、光盘等)按《仲恺农业工程学院声像载体档案工作规范》中的相关要求管理。

四、基建档案的管理

1.学校综合档案室负责对基建档案的接收,并按项目和年度进行分类、编目、登记、保管和提供使用。

2.基建档案的保管期限分为短期(十五年以下),长期(十六至五十年),永久(五十年以上)三种,(详见附件)。长期保管的基建档案实际保管期限不得短于建设项目的实际寿命。

3.对保管期满的基建档案必须经学校档案鉴定小组鉴定。对已失去保存价值的档案材料,必须办理审批手续、并登记造册后方可处理。

4.已经归档的基建文件材料需要更改、补充时必须填写更改审查清单,经基建部门分管负责人同意,并在档案备考表内写明修改原因和时间。补充、修改材料应及时整理归档。未经批准,严禁更改已归档的任何基建档案材料。

五、基建档案的开发利用

1.积极开展利用工作,编制检索工具,定期编制基建档案汇编和编辑参考资料,更好地为利用者服务。

2.借阅基建档案按《仲恺农业工程学院档案借阅制度》办理借阅手续,用完后及时归还。对借阅的档案材料要对其安全、保密负责。

六、基建档案工作岗位责任制

1.基建管理部门领导的职责

(1)把基建档案工作全面纳入基建管理工作之中,并监督各有关部门执行。

(2)定期检查,做到各工程项目形成积累基建文件材料与基建工程进展同步。

(3)项目结束后,组织收齐基建档案,审查归档质量是否符合完整、系统、准确的要求。

(4)提出基建档案材料的案卷保管期限和密级。   

(5)参加基建档案材料的鉴定工作。

2.学校综合档案室职责

(1)贯彻、执行国家有关档案工作的方针政策和法规,制定学校基建档案工作规章制度。

(2)监督、指导、检查基建部门做好基建文件材料的形成、积累和整理归档工作。

(3)负责基建档案材料的接收、整理、保管、鉴定、统计、利用等业务工作。

3.基建部门兼职档案人员职责

(1)负责基建文件材料的形成、积累、保管和整理立卷归档工作,保证文件材料的完整、准确、系统。

(2)根据文件材料不同种类的特征,合理分类存放,便于平时利用和立卷归档。

(3)接受档案部门的业务指导和督促检查,按规定时间向学校综合档案室移交档案。

七、本细则由学校综合档案室负责解释。

八、本细则从公布之日起实施。

基建类档案归档范围和保管期限表

JJ11 综合

序号    类 目 名 称                          保管期限

1   上级有关基建工作的文件                               

针对本校的                                    永  久

普发的                                           长期或短期

2   我校关于基建问题的请示、报告及上级批复               永  久

3   基建工作规章制度                                     长  期

4   基建工作计划、总结、大事记、简报                     长  期

5   基建工作总体规划                                     永  久

6   基建工作统计报表                                     永  久

7   基建财务预算、决算及上级批复                         永  久

8   综合性征地、换地、让地文件材料                       永  久

9   学校总体规划、设计总平面图                           永  久

10  地下管线、隐蔽工程(水、电、气管道分布图)              

(1)我校总平面图                                      永  久

(2)学校综合性供水、排水、污水处理管线分布图          永  久

(3)学校综合性供电管线、缆线分布图                   永  久

(4)学校综合性煤气管线分布图                         永  久

(5)学校综合性通讯设施管线、电缆线分布图              永  久

(6)学校综合性隐蔽工程分布图及有关材料                永  久

(7)校园内计算机网络、有线电视设施、消防、保卫监控

    设施管线分布及有关材料                               永  久

11  学校综合性地质、水源勘探、地形测量形成的材料         永  久

12  学校基建项目的综合性合同、协议及有关材料             永  久

13  房地产证及有关资料                                   永  久

14  其它有关基建工作的文件材料                           长  期

15  其他有保存价值的文件材料、实物和声像材料         永久或长期

   JJ  12 基建项目

                   JJ12-1 可行性研究

序号             类 目 名 称                  保管期限

1   项目建议书及上级批复                                  永  久

2   项目选址意见书及报批文件                              永  久

3   可行性研究报告及其评估、报批文件                      永  久

4   项目评估、论证文件                                    永  久

5   项目评估                                              永  久

6   环境预测、调查报告、环境影响报告书和批复              永  久

7   设计任务书、计划任务书、报批文件                      永  久

  

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