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仲恺农业工程学院仪器设备类档案工作规范
2016-09-12 17:30  

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仲恺农业工程学院仪器设备类档案工作规范

根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、教育部和国家档案局《高等学校档案管理办法》及《高等学校档案管理实体分类法与高等学校档案工作规范》以及教育部《高等学校仪器设备管理办法》等法律、法规,结合学校仪器设备档案工作实际,特制定本规范。

一、仪器设备档案工作的基本原则

(一)仪器设备档案是指学校被列入固定资产的仪器、设备、在其立项申购、验收、调试运行、管理、维修、改造、报废等全部活动过程中直接形成的、具有保存利用价值的文字、图表、声像等文件材料和实物,以及随机技术文件材料。

我校各种国产、进口的高、精、尖、新、稀的价值人民币10万元以上的仪器设备,均应建立设备档案。

(二)学校对仪器设备档案实行集中统一管理的原则。既便于开发利用,又确保仪器设备档案完整、准确、系统和安全。

(三)仪器设备档案是国家的重要技术储备,仪器设备档案工作是学校仪器设备管理工作的组成部份和重要环节。必须纳入学校设备管理工作之中,与设备计划管理、设备采购供应和设备使用等工作紧密结合。保证设备文件材料的完整、准确、系统,应作为学校设备管理部门的职责之一。

(四)设备部门应确定一位负责人分管仪器设备档案工作,并配备兼职档案员,负责设备文件材料的收集、积累、整理、立卷、归档工作。

二、仪器设备档案归档范围的确定

(一)确定的原则

1.归档的设备管理和仪器设备立项申购、验收、使用、维修、 改造处置各个环节中形成的文件材料,必须对学校、社会有史料和研究价值,有参考和凭证作用。

2.归档的文件材料必须反映设备管理和仪器设备项目从立项申购到安装改造的全过程,保证完整、准确、系统。

3.归档的仪器设备文件材料必须遵循其自然形成规律、保持其有机联系,必须与实物一致并有成套性。

4.作为学校固定资产的价值 10 万元以上仪器设备,其档案均须归档,5 万元以上 10 万元以下的设备,由资产设备管理部门向学校综合档案室报送设备档案目录。

(二)归档的主要内容和重点

1.归档的主要内容包括综合管理、仪器设备项目的依据性材料、合同、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等七个方面,具体范围见《仪器设备类档案归档范围和保管期限表》。

2.归档的重点是仪器设备项目,特别是单价 10 万元以上、以及有特殊规定的仪器设备,其各个环节形成的不同载体的文件材料,有图样的包括全套随机图样。

3.学校自制、作为学校固定资产符合建档条件的仪器设备,除研制文件作为科研成果归入科研类档案外,其余均按仪器设备类档案要求处理。

(三)不归档的文件材料

1.上级普发(非专指高校)、不办的文件;

2.未定稿的管理性文件材料;

3.未生效的合同、协议书;

4.重份文件、校内单位发来的文件;

5.仪器设备广告、宣传材料、定货会、展销会宣传品。

三、仪器设备档案的归档要求与立卷方法

(一)设备文件材料的形成与积累

1.学校设备管理部门是学校设备文件材料的形成积累、汇总部门,必须有专(兼)职档案员集中管理本校的设备文件材料。学校的设备计划、采购供应、使用单位都应指定专人负责设备文件的收集、积累、管理工作。

2.从申购设备到验收完毕(进口设备到索赔期满)过程中的管理性文件和技术性文件,均归口设备管理部门负责收集、积累、整理、立卷。并将价值在人民币10万以上的设备档案移交学校综合档案室。

3.设备保管使用部门要负责设备随机文件材料以及设备开箱、调试验收、使用记录等文件材料的收集、积累并及时整理登记,移交设备管理部门。

4.重大设备的开箱验收必须有学校综合档案室参加,或由综合档案室委托资产设备部门兼职档案员(或指定人员)参加,对照归档材料进行审查验收。监督、检查、指导设备文字材料和技术文件的清点、验收工作,并在验收记录上签字、盖章。对文字材料和技术文件不全的设备,有权拒绝签字并通知财务部门暂缓结算,待设备定购部门让厂家补齐后,方可办理相应手续。

5.学校档案部门随时了解、督促、检查、指导专(兼)职档案员做好设备文件材料的积累工作,重大项目在验收前一个月应做好归档预检工作。

6.学校各级设备使用单位的负责人,要认真抓好设备文件材料的形成、积累、管理工作,科技人员和实验人员要爱护设备的技术文件,对设备的使用、维修、改造做到有活动就有完整的记录,确保设备文件的完整、系统、准确。

7.设备文件材料,必须用碳黑墨水书写,严禁用圆珠笔、水彩笔等不利于长久保存的书写材料。要求字迹工整,图样清晰。

8.设备文件材料一般归档一份,重要和经常使用的应酌情增加副本。

(二)整理组卷

1.设备验收完毕和进口设备索赔期满后,设备管理部门兼职档案员应及时将形成的设备管理文件材料整理组卷。

2.根据设备技术文件材料的形成规律及其内容、价值、数量和载体形成等实际情况,坚持文件之间有机联系和便于利用查找的组卷原则,将每项设备的文件材料进行系统整理,组成一个或若干个案卷。

3.将反映设备购置概况的重要文件材料,如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、订购合同、验收报告、索赔文件等整理成案卷,排放在案卷之首,其余设备技术文件材料按设备工作程序及重要程度,依次系统排列;文字材料在前,图表在后。

4.设备文件材料中的非纸质载体材料,除密不可分者外,应放入特殊载体档案的专柜保管,并标明参见号。

5.拆除卷内文件中的金属物,用线装订;对破损的文件材料进行修补。图纸按 A4 纸规格叠成手风琴式。对用卷盒保管有困难的,可按其自然状态保管。

6.全部设备文件无论单面或双面只要有书写符号,每面均为一页,每卷页号均从 1 开始,页号位置在非装订线一侧右下角;对不装订的案卷,则在每件文件加盖有单位名称、档号、件号的戳记章并依次编写件号。

7.案卷标题要简明、准确。对进口设备的外文案卷标题,控制在 100 个字符以内。认真填写《仪器设备档案移交书》,填写档案卷内目录、备考表及简介。卷内目录放在卷内材料首页之前,备考表放在卷内材料尾页之后,简介放在本设备档案首卷卷内目录之前。

(三)除自制设备的科研部分随科研成果档案定密级外,设备档案文件材料原则上无密级。仪器设备档案有密级的,则单独立卷。

(四)归档验收

1.设备管理部门的专(兼)职档案员,填写《仪器设备档案移交书》一式二份,向学校综合档案室归档,归档时双方签字,各持一份备查。

2.设备档案的归档时间为各单位自购的仪器设备,在订购工作中产生的文件应于设备正常运行后一个月内移交到设备科兼职档案员。仪器设备验收后,使用单位负责填写大型精密仪器验收记录、登记表和技术资料目录等,并在两个月内移交给设备科兼职档案员。设备科应于每年三月份前将前一年的仪器设备档案目录及人民币10万元以上的设备档案移交到综合档案室。

四、仪器设备档案的管理

(一)学校综合档案室负责对设备档案进行分类、编目、登记、编制检索工具和提供利用。

(二)保管期限和保密期限已满的设备档案,须由学校档案室与设备管理部门、设备保管使用单位共同组成的鉴定小组鉴定后,作出处理决定。

(三)已建立档案的仪器设备,如需降档使用、调拨出校或报废时,相应设备档案由学校档案室与设备管理部门、设备保管使用单位共同组成的鉴定小组鉴定后,确定接收到综合档案室或销毁或随机调出。

(四)仪器设备档案的保管期限分为长期(十六至五十年)和与设备共存二种。对最能反映设备购置概况和设备技术性能的文件材料,如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、订购合同、验收报告、索赔文件等,定为长期保管;设备随机的技术文件和使用维修、改造等文件,由于其价值是作为设备的组成部分而存在的,原则上随设备而存在,保管期限定位与设备共存。

五、仪器设备档案的开发利用

(一)学校综合档案室要定期编制设备档案目录和编辑参考资料,积极为利用者提供服务。

(二)借阅设备档案按《仲恺农业工程学院档案借阅制度》办理。

六、仪器设备档案工作岗位责任制

(一)设备管理部门领导职责

制定和健全有关的管理制度,确保设备档案工作全面纳入设备计划、采购、管理工作之中,并监督各部门执行。

(二)学校综合档案室职责

1.根据国家有关档案工作的方针、政策和法规,制定本单位设备档案工作各项管理制度。

2.负责设备档案的接收、整理、保管、组织鉴定,统计和利用等业务工作。

3.遵守国家有关法规,保证设备档案的机密和安全,维护本单位和科技人员的合法权益。

(三)设备使用部门领导职责

1.建立健全本单位设备文件材料的保管制度,确保设备文件材料的完整、准确、系统,检查督促使用设备人员坚持设备使用、维修、检修等工作记录,并使之制度化。

2.指导本单位设备文件材料的形成积累工作,检查兼职档案人员的组卷归档工作。

3.参加设备档案的鉴定工作。

(四)兼职档案人员职责

1.督促科技人员形成积累设备文件材料,并定期收集。

2.按设备计划,采购供应工作的程序,形成、积累设备管理技术文件材料。设备验收或索赔结束后整理移交设备管理部门。

3.认真做好设备随机文件材料和设备使用、维修、检修、改造工作形成的技术文件的清点、组卷工作,应向学校综合档案室移交的档案则按规定按时移交。

七、本细则由学校综合档案室负责解释。

八、本细则从公布之日起实施。

仪器设备类档案归档范围和保管期限表

SB11 综合

序号    类 目 名 称                           保管期限

1   上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文件               

针对本校的                                            永  久

普发的                                            长期或短期

2   本校仪器、设备管理的规章制度                         长  期

3   设备工作计划、报告、总结、调查材料                   长  期

4   本校仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案           长  期

5   本校仪器、设备清单及移交清册                         长  期

6   设备仪器报废、调拨报告和批复                         长  期

7   本校有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料           长  期

8   其他有保存价值的文件材料、声像材料和实物         永久或长期

SB12 仪器设备项目

序号    类 目 名 称                           保管期限

1   申购报告、计划、论证报告(论证会文件、记录等)       长  期

2   上级或主管领导批复和准购批示                         长  期

3   定购合同(复印件)和会谈纪要、记录等                 长  期

4   进口设备过程中有关的技术商务文件                    长  期

5   开箱记录及装箱单                                     长  期

6   安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单             长  期

7   验收报告及文件材料                                   长  期

8   索赔来往函件及结果文件                               长  期

9   设备说明书及全套随机文件材料                     与设备共存

10  使用、检修、事故记录(设备履历书)               与设备共存

11  重大事故的调查分析及处理意见                     与设备共存

12  技术改造和开发过程中形成的技术文件材料           与设备共存

13  其他有价值的文件材料                                 长  期 

 

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