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仲恺农业工程学院外事类档案工作规范
2016-09-12 17:30  

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仲恺农业工程学院外事类档案工作规范

根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、教育部和国家档案局《高等学校档案管理办法》及《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》等法律、法规、规章,结合学校外事类档案工作实际,制定本规范。

一、外事档案工作的基本原则

(一)学校外事档案指的是学校与境外高等学校、科技机构及个人在教育、科技和生产合作、学术研究、人才交流、友好往来等各项涉外活动中直接形成的具有利用、保存价值的文字、图表及声像载体材料。

(二)学校在涉外活动中形成的外事档案,是学校档案的重要组成部份,应实行集中统一管理,确保完整、系统、准确和有效利用。

(三)学校外事部门是学校外事管理的职能部门,应将外事档案工作纳入外事工作计划、管理制度之中,并根据国家关于档案工作管理的原则,负责落实到有关部门外事人员的职责范围,监督、检查执行情况。做到与布置、检查、总结外事工作同步进行。

(四)外事部门要有一位负责人分管外事档案工作,并确定兼职档案员,负责做好外事档案的收集、整理、立卷、归档工作。

二、外事档案归档范围的原则和主要内容

(一)归档范围的原则

1.保存的外事档案,对学校和社会有史料和研究价值、有参考和凭证作用。

2.归档的涉外文件材料,必须反映学校外事管理,反映学校与境外高校、科技、生产的合作、学术交流及友好往来等涉外活动的全过程,保证其完整、准确、系统。

3.归档的涉外文件必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,符合学校涉外工作的职能和特点。

(二)归档的主要内容

1.归档的主要内容包括涉外工作综合管理、出国(境)和境外来校任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际学术会议、国际合作、留学生工作等方面。具体范围见附件。

2.学校人员在境外获得的证书、奖状、奖章、奖品等,归档方式可存原件或复印、影印件。境外团体或个人赠送给学校的纪念品、礼品等,有保存价值的应归档,若不宜长久保存的,可存影印件和清单。

3.归档的重点应是重大涉外和国际合作、留学生工作等活动中形成的各种载体文件材料。

(三)不归档的文件材料

1.上级关于外事工作普发(不专指高校)、不办的文件;

2.未定稿的各种文件;

3.未生效的合同、协议书;

4.无查考利用价值的一般性、临时性函件;

5.重份文件,校内各单位发来的文件;

6.与校外单位交换来的材料。

以上不归档的材料如认为必要,也可自行作资料暂存。

三、外事档案的归档要求与立卷方法

(一)外事文件材料的形成积累

1.与涉外活动有直接联系的各部门或个人,须按本部门或个人参与涉外活动的程序、形式,积累收集外事文件材料。外事档案由外事文件材料形成部门立卷。

2.归档的外事文件,必须用钢笔或毛笔书写,字迹工整、图样清晰。

3.出境人员回校后,须在两个月内,将参加涉外活动形成的文件材料整理、立卷、送交外事处集中审核后交学校综合档案室并经验收合格,出具证明,财务部门方可准予报帐结算。

4.聘请境外专家、学者、教师(含客座教师)来校任教、讲学、合作研究的院、系、所、中心,在任教、讲学、合作研究结束时,应将需归档的文件材料收集、整理、立卷后送外事处审核,然后移交学校综合档案室。

5.接待境外专家、学者来校访问和作学术报告的部门须将该归档的文件材料收集、整理、立卷后送外事处、审核后移交学校综合档案室。

6.接收境外留学生和授予境外学者、著名人士名誉技术职称的有关材料,由外事部门收集整理、立卷后向学校综合档案室移交。

(二)整理组卷

1.根据外事文件材料的形成规律以及内容、价值、数量、密级和载体等实际情况,保持文件材料之间有机联系和便于查考利用的组卷原则,以内容为主,将每组外事文件材料进行整理,组成一个或数个案卷。

2.对来校、出国(境)和国际合作、国际会议的文件材料中,上级文件、请示报告、上级批复与国外来往信函等准备阶段的材料,按年度分类组卷,将国内和国(境)外活动期间形成的材料及派出回国后的综合性材料按活动性质,分类组卷,各阶段密不可分的材料按正件在前,附件在后;印件在前,原稿在后;批复在前,请示在后排列。

3.外事文件材料,采用卷皮或卷盒方式保管,可以整卷装订,可以组成薄卷,也可以每件文件装订后装盒保管。

4.幅面大于卷皮或卷盒(袋)的文件材料要进行折叠。除与文字材料密不可分者外,其余声像载体的材料、礼品实物,应保持其原状,另行专柜保管,档号与文字材料一致。

5.以案卷形式保管的外事文件材料,按顺序编排页码,无论单面或双面只要有书写符号的文件材料,每面均为一页,每卷页号均从 1 开始,页号位置标在非装订线一侧的右下角。

以盒(袋)装形式保管的外事材料,以件为单位,在每件文件材料的左上角盖上有单位名称、档号、件号的戳记章,并逐项填写。

6.重要的外事档案材料(重要的涉密文件和礼品实物等),外事管理部门要进行归档前的鉴定工作,按规定提出需要鉴定材料的保管期限和密级的意见,经单位主管领导同意和校综合档案室协商后确定。

(三)归档验收

1.由归档人员填写归档说明书,说明书放在第一卷的卷内目录之前。

2.移交档案时交接双方必须当面检查验收,凡不符合要求者,档案部门应拒绝接收,要求限期补正。

3.移交时填写移交目录,移交目录一式二份,双方各执一份备查。

4.外事档案在次年六月底前归档。

四、外事档案的管理

(一)学校综合档案室负责对外事档案的接收、分类、整理、登记、编制检索工具和提供利用。

(二)根据外事档案的历史价值、科学价值和使用价值,将保管期限划分为永久、长期和短期三种。

(三)外事档案保管期限和保密期限已满,须经学校档案鉴定小组鉴定,作出处理决定。

五、外事档案的开发利用

(一)编制检索工具,开展外事档案汇编和编辑参考资料,积极为利用者提供服务。

(二)借阅外事档案按《仲恺农业工程学院档案借阅制度》办理借阅手续。对借阅的档案材料要对其安全、保密负责。

六、外事档案工作岗位责任制

(一)与外事活动有业务联系的各部门领导职责

1.重视和健全有关的管理制度,确保外事档案工作全面纳入本部门工作之中,并认真执行;

2.按本部门外事业务活动的程序、形式、积累收集外事文件材料。在工作结束后,将材料汇集、检查,送交外事管理部门。

(二)学校外事管理部门领导职责

1.制定和健全外事工作和管理制度,确保外事文件材料的形成积累,将外事档案工作纳入外事管理之中,并监督各部门执行;

2.指导、监督按外事活动的程序,将整个活动中形成积累的外事文件材料整理组卷,按期向学校综合档案室移交。

(三)外事管理部门兼职档案员职责

1.在部门负责人的领导下,作好外事档案材料的平时积累工 作;

2.会同部门领导,检查与外事活动有关单位交来的外事文件材料是否完整、系统、准确,经检查合格后再办理移交手续;

3.将收集、积累的外事文件材料,整理组卷装订,并及时向综合档案室移交。

(四)学校综合档案室职责

1.监督、指导、检查外事部门作好外事科技文件材料的形成、积累、整理、归档工作,检查验收外事档案是否完整、准确和系统;

2.负责外事档案的业务工作;

3.积极开发利用外事档案资源,充分发挥其作用;

4.遵守国家有关法规,保证外事档案的安全。

七、本细则由学校综合档案室负责解释

八、本细则从公布之日起实施。

外事类档案归档范围和保管期限表

WS11 综合

序号    类 目 名 称                        保管期限

1   上级有关外事工作的文件                                    

针对本校的                                            永  久

普发的                                            长期或短期

2   本校外事工作规章制度、计划、总结、简报等             长  期

3   外事工作统计报表等                                   永  久

4   外事工作会议材料                                     长  期

WS12 出国(境)

序号    类 目 名 称                          保管期限

1   我校组团出国(镜)考察、访问及有关人员出国(镜)

参加国际学术活动、纪念活动、讲学、进修、

留学等工作计划、请示与批复、简报、总结材料        永久或长期

  1. 关于出国(镜)讲学、进修、留学人员的业务

审查(论文论著、科研成果等情况调查)有关文件

及选派对象登记表、专家推荐信和国(镜)外

指导教师邀请信                                    永久或长期

3   出国(镜)进修、留学取得学位及研究成果论文和各

类证书(影印件)                                       永  久

4   参加国际学术会议论文                                 长  期

5   向国(镜)外投寄的学术论文及审批材料                 长  期

6   出国(境)参加国际学术会议、考察、访问、讲学、进修

科研、攻读学位人员有关材料(如申请报告、申请表、

我校和上级主管机关审批材料;返校后的总结、汇报、

照片等)                                          永久或长期

7   国际比赛、竞赛材料                                   长  期

   

WS13 来校

序号     类 目 名 称                          保管期限

  1.  聘请国(镜)外专家、教师(包括客座讲学)

来校任教的计划、请示与批复、审批材料、

情况汇报                                           永久或长期

2   正式邀请函(电);到职通知书;合同或协议书(

中外文本);专家名册及简历、照片                       永  久

3   外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的计划、

内容、讲稿、教材;听讲人员情况等材料                  永  久

4   外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料         长  期

5   我校主办或联合举办的国际学术会议的全套            永久或长期

6   外籍教师、专家受聘期满返原籍有关文件材料          长期或短期

7   国际比赛、竞赛                                       长  期

   

   

WS14 国际合作与会议

序号    类 目 名 称                          保管期限

1   中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录     永  久

2   本校完成的国际合作项目、成果等材料                   永  久

3   合作项目中国外单位完成项目、成果等材料               长  期

4   授予外籍人员名誉称号的材料                           永  久

5   双方互赠的礼品、纪念品                               长  期

6   国际会议的有关材料                                   长  期

 

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