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仲恺农业工程学院财会类档案工作规范
2016-09-12 17:30  

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仲恺农业工程学院财会类档案工作规范

根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、教育部和国家档案局《高等学校档案管理办法》、《高等学校实体分类法与高等学校档案工作规范》及财政部、国家档案局颁发《会计档案管理办法》的规定,结合学校财会档案工作实际,制定本规范。

一、财会档案工作的基本原则

(一)学校财会档案是指学校在财务管理和会计活动中直接形成的具有保存利用价值的文字材料、凭证、帐簿、报表等文件材料(包括相应必要的电子文件)。它是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据,是学校档案的重要组成部分。学校财务处及校内在专业银行开户的以及办有经济实体的部门均为归档文件整理单位。

(二)财会档案必须实行集中统一管理,以确保其完整、准确、系统和安全、便于开发和利用。

(三)财会档案工作应列入学校发展规划,纳入财会部门管理制度,纳入财会工作计划、规划,纳入财会部门人员的岗位责任制。在布置、检查、总结、验收财会工作的同时,要同时布置、检查、总结、验收财会档案工作。

(四)学校财会部门要有一位负责人分管财会档案工作,并配备兼职档案人员,负责做好财会档案的收集、整理、立卷、归档工作。出纳人员不得兼管会计档案。

二、财会档案归档范围的确定

(一)确定的原则

1.归档的财务工作管理和会计活动中形成的文件材料,必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2.归档的财会文件材料,必须反映财务管理、会计活动的全过程,保证完整、准确、系统。

3.归档的财会文件材料,必须遵循其自然形成规律,保持其有机联系,充分考虑财会档案的类型特点。

(二)归档的主要内容和重点

1.归档的主要内容包括综合管理、会计凭证、会计帐簿、会计报表、工资清册等方面。具体见附件。

2.归档的重点是会计活动中各个阶段形成的不同类型的具有长期保存价值的文件材料。

(三)不归档的文件材料

1.上级有关财务的普发性(非专指高校)、不办的文件;

2.未定稿的文件;

3.重份文件及校内其他单位发来的文件;

4.未生效的合同、协议、单据;

5.无查考利用价值的一般性、临时性文件;

6.与校外单位交换来的材料(可作资料保存)。

三、财会档案的归档要求与立卷方法

(一)财会档案的形成积累

1.学校财务处领导,在制定财会计划时,要向会计经办人员布置形成积累财会材料的任务。

2.财会部门的兼职档案员,要督促会计承办人员,做好平时材料的收集、积累、注意材料的完整、系统和准确。

(二)整理组卷

1.学校各独立核算财会部门形成的财会档案是学校财会档案的组成部分,各独立核算财会部门为财会档案立卷单位,负责把本部门每年形成的财会档案收集齐全,并进行整理,立卷装订成册(卷),集中管理,任何单位和个人都不得据为己有或者拒绝归档。

2.坚持财会文件材料形成部门立卷归档的原则,各财会部门兼职档案员负责将积累的文件组卷成册,向学校综合档案室移交。移交会计档案的单位,应当编制会计档案移交清册,列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。

交接会计档案时,交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接,并由交接双方的单位负责人负责监交。交接完毕后,交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。

3.遵循会计核算材料的形成规律和特点,保持其有机联系,便于保管和利用的组卷原则,将归档的会计核算材料收集齐全、完整,根据各类材料的时间顺序、内容价值、数量、保管期限分别整理组卷。

4.按照会计年度时间进行组卷,不同年度的会计核算材料不能放在一起立卷。

5.财会部门将各种记帐凭证按时间顺序整理,组成一卷或多卷,每卷不超过 200 页,厚度 2cm 为宜。

6.编写页号,每卷页号从 1 开始,位置在书写文字的页上非装订线一侧的下角。

7.对于未了结的债权、债务及涉外的原始凭证,应单独立卷,由学校综合档案室保管到结清债权债务时为止。

8.备考表记载案卷内材料的缺损、修复、补充、移出、损毁等需要说明的情况。

9.案卷采用三孔一线的方法,粗线装订成册。卷内材料以左下方对齐,在左侧装订。若装订线处有重要批注者,须进行贴边处理。

(三)归档验收

1.当年产生的会计材料,财会部门应于次年第一季度内整理组卷,请学校综合档案室进行审查。

2.财会档案暂由财会部门保管,财会部门的兼职档案员每年将应归档的财会档案目录一式二份送领导审核签字后向学校综合档案室移交。

3.财会部门移交档案时,交接双方必须当面验收归档材料是否完整、系统、准确,卷内材料排列、编号、书写是否符合要求。凡不符合要求者,学校综合档案室有权拒绝接收,并要求限期改正后归档。

4.学校综合档案室接收保管的财会档案,原则上应保持原卷册的封装,个别需要拆封重新整理的,应当会同财会部门和经办人员共同拆封整理,以分清责任。

四、财会档案的管理

(一)学校综合档案室负责对财会档案的接收、分类、整理、登记、编制检索工具和提供利用。

(二)案卷入库时,应全面检查帐、物、卡是否相符,然后按档号排列。

(三)学校综合档案室接收保管的财会档案,应保持原卷(册)的封装。如要修改财会档案材料数字,须经主管校长批准,方可修改。

(四)学校综合档案室对于违反财会档案管理制度的,有权进行检查纠正,情节严重的,应报学校主管领导或财务、审计机关严肃处理。

(五)学校财会档案保管期限,分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。预算、计划、制度等文件材料,按永久、长期、短期保存。

(六)财会档案保管、保密期限已满,须经学校档案鉴定小组鉴定(在分管档案工作的负责人领导下,由档案部门和财会部门抽人组成鉴定小组)作出处理决定。需要销毁的应由档案部门同财务部门提出销毁意见,编制会计档案销毁清册,列明销毁会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。报主管财务工作的学校领导审核,然后报经主管档案工作的学校领导批准,方可销毁。对于其中尚未了结的债权债务的原始凭证,应单独抽出,另行立卷,应在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。基建工程在建设期间的财会档案,不得销毁。

(七)销毁财会档案时,由综合档案室和财会部门共同清点核对,共同派员监销。在销毁清册上共同签名盖章。销毁清册由学校综合档案室永久保存。

五、财会档案的开发利用

(一)大力开发档案信息资料,为高等学校进行会计监督、分析、决策和制定教育发展计划服务。

(二)编制各种形式的参考资料,积极为利用者提供服务。

(三)各单位保存的财会档案不得借出,如有特殊需要须经档案形成部门负责人或综合档案室负责人同意,方可提供查阅或者复制,并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换,应对财会档案的安全与保密负责。

(四)建立健全会计档案查阅、复制登记制度。

六、财会档案工作岗位责任制

(一)财会部门领导职责

1.组织编制本部门的财会档案工作计划、规划。

2.制订管理制度,切实做到财会档案工作纳入议事日程,纳入财会管理工作之中,监督承办人员执行。

3.为本部门的兼职档案干部开展工作提供必要条件。

4.对经办人员提出要求,定期检查,做到各类会计核算材料的形成、积累、归档工作与财会工作进展同步。

(二)财会部门的兼职档案干部职责

1.在部门负责人领导下,协助各会计承办人员做好平时各类会计核算材料的收集、积累工作。

2.将已收集、积累的材料,检查是否完整、系统、准确,然后按要求进行整理、组卷。

3.做好暂存在本部门的档案的分类、编目、登记、保管、利用等工作。

(三)财会部门会计人员职责

1.按规定做好平时会计核算材料的收集、积累工作。

2.整理本人承担办理的会计档案材料并组卷。

3.主动配合相关材料的合并组卷事宜。

(四)学校综合档案室职责

1.贯彻执行党和国家关于档案工作的方针、政策和法规,并制订学校财会档案工作有关制度。

2.督促、指导、检查全校财会部门做好财会档案工作。

3.努力开发财会信息资源,积极提供利用。

七、本细则由学校综合档案室负责解释

八、本细则从公布之日起实施

财会类档案归档范围和保管期限表

CK11 综合

序号    类 目 名 称                          保管期限

1   上级有关财务会计工作的文件                                    

 针对本校的                                           永  久

 普发的                                               15  年

2    本校财务管理规定、计划、总结、请示和批复等文件      30  年

3    本校基金管理工作文件                                15  年

4    有关财务管理方面的其它文件材料                      15  年

5    会计移交清册                                        15  年

6    财会档案移交保管清册                                永  久

7    财会档案销毁清册                                    永  久

CK12 会计报表

序号    类 目 名 称                           保管期限

1    决算报表(含基建)                                  永  久

2    预算报表                                            15  年

3    我校各部门决算报表及批复                            25  年

4    年度以上规划表、分配计划、测算表                    25  年

5    年度以上各种统计报表(含工资报表)                  25  年

6    季度以下各种计划、统计报表                          5   年

   CK13 会计账簿

序号             类 目 名 称                   保管期限

1   总账                                                  15  年

2   含明细账、分户或登记账                                15  年

3   学校专项基金账簿                                      15  年

4   日记帐                                                15  年

5   现金出纳帐、银行存款日记账                            25  年

6   固定资产明细账(卡片)(固定资产报废清理后保管五年)   5   年

   CK14 会计凭证

序号    类 目 名 称                          保管期限

1   原始凭证                                             15  年

2   记账凭证                                             15  年

3   学校基金各种原始凭证、记账凭证                       15  年

4   基本建设的会计凭证及附件                             15  年

5   银行余额调节表                                       15  年

6   银行对账单                                           15  年

7   涉及债权、债务及未清理完毕的凭证、资产负债           25  年

   CK15 工资清册与奖贷金

序号    类 目 名 称                          保管期限

1   工资发放名册、卡片                                   永  久

2   工资转移、证明、通知存根                             25  年

3   教职工个人所得税纳税申报表                           25  年

4   各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册、卡片等       15  年

   CK16 涉外会计

序号    类 目 名 称                          保管期限

1    涉及外事会计凭证                                    永  久

2    涉及外事会计账簿                                    永  久

【注】:涉及外事会计凭证及账簿单独立卷存放

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