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仲恺农业工程学院档案管理办法
2016-09-12 17:30  

第一章  

第一条  为了加强学校档案工作,提高档案管理水平,有效保护和利用档案,更好地为学校教学、科研、管理等各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》等法律、法规,结合本校实际,特制定本办法。

第二条  学校档案是我校从事招生、教学、科研、管理等活动中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、不同载体的历史记录。

第三条  档案工作是办好学校的重要基础工作,是衡量学校整体水平的一个重要标志。档案工作要纳入学校发展规划和工作计划,纳入学校管理制度,纳入有关人员职责,纳入领导议事日程和目标责任制,在布置、检查、总结、验收各项工作的同时,布置、检查、总结、验收档案工作。

第四条  学校各单位及全校师生员工应当遵守本办法,承担起收集、整理、立卷、归档和保护档案的义务。

第二章 机构设置与人员配备

第五条  我校的档案工作由校长领导,其他的校领导要检查、督促所分管的职能部门做好档案的收集、整理、立卷、归档工作。学校档案工作由广东省教育厅主管,业务上受广东省档案局指导、监督、检查。

第六条  我校设立综合档案室,隶属于学校办公室。综合档案室既是学校档案工作的职能管理部门,又是永久保存和提供利用学校各类档案的专门机构。

第七条  我校综合档案室的主要职责是:

(一)宣传、贯彻执行国家和地方关于档案工作的法律法规和方针政策,综合规划学校档案工作;

(二)制订和组织实施学校档案工作的规章制度,并负责对我校各学院、系(部)、各单位档案工作进行业务指导、监督和检查,加强档案工作的规范化、标准化建设,提高档案的综合管理水平;

(三)负责全校各类档案及有关资料的接收(征集)、整理、分类、鉴定、保管和统计工作,努力丰富室藏;

(四)负责编制检索工具,编写档案参考资料,积极开发档案信息资源,为学校各项工作服务,为社会服务;

(五)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作;

(六)开展档案的开发和利用工作;

(七)建立健全学校档案工作网络,负责组织全校专、兼职档案人员的业务学习和培训;

(八)利用档案开展多种形式的宣传教育活动;

(九)负责检查、监督档案的保密与安全;

(十)开展档案理论和档案业务的学术研究,组织和参加校内外档案业务研讨、交流和协作活动。

第八条  我校各学院、系(部)、各单位必须确定一名负责人分管本部门的档案工作,并确定适当的兼职档案人员,负责本单位档案材料的立卷归档工作。

第九条  兼职档案员的职责。

(一)认真贯彻、执行档案工作的法律、法规和学校档案工作的规章制度;

(二)负责与本单位有关人员联系,做好档案材料的收集、保管、整理、归档工作,保证档案材料真实、齐全、完整、系统;

(三)负责按学校规定编写页号、填写卷内目录、拟订案卷标题,经本单位领导和学校综合档案室审查后,认真装订、按时移交;

(四)积极参加学校综合档案室组织的业务学习和学术活动,不断提高工作水平,主动与学校综合档案室联系,接受业务指导和监督检查;

(五)做好档案安全和保密工作。

第十条  我校专职档案工作人员列入学院事业编制。

第十一条  学校专职档案工作人员,按规定实行专业技术职务聘任制或者职员职级制,享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。

第十二条  我校档案工作人员应坚持四项基本原则,坚持改革开放,坚持档案工作的正确方向,认真执行党和国家有关政策和学校有关规章制度,热爱档案工作,忠于职责,勇于创新,埋头苦干,严守机密,具备档案专业知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。

第十三条  学校各级的专、兼职档案工作人员,在一定时期内应保持相对稳定。

第十四条  档案工作人员调离时,要严格履行档案交接手续,交接手续完备,方可离岗。

第三章 档案管理

第十五条  学校各类档案都是学校的重要财富,由综合档案室集中管理,任何部门或个人都不得将档案占为私有。全体师生员工都有保护档案的义务。

第十六条  综合档案室对纸质档案材料和电子文件材料同步归档。文件材料的归档范围是:

(一)党群类:主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录和纪要;各党群部门的工作计划、总结;上级机关与学校关于党群管理的文件材料;

(二)行政类:主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要;上级机关与学校关于人事管理、行政管理的文件材料;

(三)学生类:主要包括学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等;

(四)教学类:主要包括教学改革与管理、评估、获奖等综合管理材料,学科与实验室建设、招生、学籍管理、毕业生工作等文件材料;

(五)科研类:主要包括全校性科技计划、协议、合同、经费等综合管理性材料以及各科技项目中的科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等等各阶段形成的文件材料;

(六)基本建设类:主要包括全校性基本建设的规划、征地等综合性管理材料以及每项基建工程各阶段形成的文字、图纸等材料;

(七)仪器设备类:主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在购置、验收、调试、使用、维修、改造、报废等全部活动中产生的文件材料;

(八)产品生产类:主要包括我校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等;

(九)出版物类:主要包括学校编辑出版的学报和校报及其他学术刊物的审稿单、原稿、样书及出版发行纪录等;

(十)外事类:主要包括学校派遣有关人员出席中外学术会议、出国考察、讲学、合作研究、进修、留学的材料;学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料;学校开展校际交流、中外合作办学等的材料;

(十一)财会类:主要包括学校在财务管理活动中形成的具有保存价值的文字材料、会计凭证、会计账簿、会计报表、工资清册等材料;

(十二)声像类:主要包括我校各项活动中直接形成的或校外单位形成的与我校有关的、有保存价值的声像载体材料,具体范围包括:照片、录音带、录像带、幻灯片、磁盘、胶片、光盘等及其相配套的文字材料;

(十三)实物类:主要包括上级领导来我校视察、检查、指导工作和境内外知名人士来校参观访问的题词、题字等手迹材料;境外、校内外的团体、个人和校友捐赠的纪念物品;校内各单位和个人荣获国家、省、市级各类奖品(奖状、锦旗、奖杯等),以及其他有保存价值的实物。

第十七条  学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。

学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求,组织本部门档案的立卷归档工作。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律,对文件材料系统整理组卷,编制页号或者件号,制作卷内目录,交本部门负责档案工作的人员检查合格后将属于永久和长期保存的档案向综合档案室移交。综合档案室对各业务部门的立卷工作予以必要的协助、指导和监督。

第十八条  归档的文件材料应当质地优良,规格标准,书绘工整,使用碳素墨水或电脑打印;照片、录像带、录音带等特殊载体档案,应具备图像、声像清晰,符合有关规范和标准的要求。

第十九条  档案材料归档时间为:党政部门和按年度归档的部门应当在次年3月底前归档;教学部门和须按学年度归档的部门应当在次学年寒假前归档;科研类、基建类等专题性和成套性档案应当在项目完成并通过鉴定验收后三个月内归档。

第二十条  综合档案室对学校全部档案进行整理、分类、鉴定、编号和排列上架。

第二十一条  学校各类档案按其价值确定保管期限为永久、长期和短期三种。对保管期限已满、已失去保存价值的档案,经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后,予以销毁。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。

第二十二条  综合档案室应建立健全库房管理制度,配置防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗等设施,做好档案保护工作。对已经破损或者字迹褪色的档案,应及时修复或复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化,加工成电子档案保管。

第二十三条  学校教职工个人在其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的文件材料,必须按统一的移交时间移交给本部门档案人员转交综合档案室,集中管理,任何个人不得据为己有或者拒绝归档。

对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料,综合档案室可以通过征集、代管等形式进行管理。

第二十四条  凡由学校各部门与其他单位分工协作完成的项目,由主办单位保存一整套档案;协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外,应将复制件送交主办单位保存。

第二十五条  综合档案室要有安全保密制度,对所存档案和资料的保管情况定期进行检查,消除安全隐患,遇有特殊情况,应立即向校长报告,及时处理。

第二十六条  综合档案室定期对档案的数量、档案进出及利用、销毁进行统计,并按有关规定和要求,向省档案局和省教育厅报送档案工作基本情况统计报表。

第二十七条  对校内调动人员,原所在部门有责任督促其必须办理文件移交手续方可离开原岗位。对调出以及离、退休人员,在办理调离和退休手续前,须清还档案,没有综合档案室签字,人事部门不予办理调离手续。长期出国人员在出国前应及时向综合档案室清还档案材料。

第四章 档案的利用与公布

第二十八条  综合档案室应当设立专门阅览室,并编制必要的检索工具,积极开展档案的利用和编研工作,充分发挥档案的社会效益和经济效益。

第二十九条  本校教职工因教学、科研等工作需要查阅档案者,凭本人工作证;校外单位或个人,须持有单位介绍信、身份证等合法证件,在说明利用档案的目的和范围后,则可查阅已开放的档案。

境外组织或者个人利用档案的,按照国家有关规定办理。

利用者要求复印档案,由综合档案室负责办理,并按规定收费。

第三十条  本校室藏档案属下列情况之一者,不宜开放:

(一)涉及国家秘密的;

(二)涉及专利或者技术秘密的;

(三)涉及个人隐私的;

(四)档案形成单位规定限制利用的。

第三十一条  对要求查阅、摘录、复制未开放的档案,须经校长办公室负责人同意。涉及未公开的技术问题,须经档案形成单位或者本人同意,必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密,须经学校保密工作部门批准。

第三十二条  对于重要的、珍贵的档案资料,一般不提供原件。如有特殊需要,须经档案机构负责人批准。

第五章 条件保障

第三十三条  我校档案工作所需经费应单独立项,列入学院预算,保证档案工作的需求。

学校各部门应在其经费中有计划地调拨一定数额作为购置档案装具、设备费用,用于保管待归档文件材料以及保存本部门的文件资料。

第三十四条  学院遵循方便利用、安全保管、有利发展的原则,为综合档案室提供专用的符合档案管理要求的档案库房及办公、阅览用房,做到办公、阅览、库房三分开。库房内应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。

存放涉密档案应当设有专门库房。

存放声像、电子等特殊载体档案,应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。

第三十五条  学校应有计划地为综合档案室配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施,保障档案信息化建设与学院数字化校园建设同步进行。

第六章 奖励与处罚第三十六条  综合档案室建立检查、考核和评估制度,明确岗位职责。对优秀的专、兼职档案人员在档案工作中有突出贡献的,提请学校给予表彰与奖励。

第三十七条  对于违反《档案法》的行为,由学校根据《档案法实施办法》的规定予以处罚。并报广东省档案局和省教育厅办公室备案。

第七章 附第三十八条  本办法自公布之日起施行。其他相关规定与本办法不一致的,以本办法为准。

                                                                                                  二○一三年四月

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