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档案管理查询、登录系统说明书
2016-09-12 18:48  

一、用户身份

过客:综合档案室未授权的用户(可以登录档案管理查询系统)

用户:综合档案室授权的部门用户(可以登录档案管理查询系统及档案管理登录系统)

二、档案管理查询系统操作说明

   本系统适用于未注册过的过客已有账号的用户,通过本系统可以查询到综合档案对外开放的档案目录。操作步骤如下:

   1、输入档案管理查询系统网址:http://202.192.94.201/search/进入查询页面。

2、在搜索框中输入要查文件题名的关键字或文件的文号==》选择所要查询的档案表==》搜索。

三、档案管理登录系统操作说明

   本系统适用于综合档案室已授权的部门用户,用于录入档案。

1、用户登录

输入档案管理登录系统网址:http://202.192.94.201/在登录界面输入用户名及密码,即可进入仲恺农业工程学院档案管理系统。界面如下:

2、案卷的录入

(1)各级用户进入档案管理系统后,点击各部门录入表。出现界面如下图(总务处为例):

(2)添加案卷

添加案卷界面须录入的基本项目有(没有说到的不用填):

一级目录:部门(如总务处)

二级目录:年份(所录档案的年份)

三级目录:档案门类(如:行政XZ11,学报填CB12)

  实体分类号:二级目录+三级目录,字母注意用大写

  案卷/盒号:填案卷号

保管期限:有短期、长期、永久。根据案卷性质填。

密级:有公开、秘密、绝密。根据案卷性质填。

正题名:即所录入的案卷内容

附注:有特殊情况时可在此说明,字数不宜过多,其信息在卷内目录中的备注项中体现。无特殊情况时可不填

第一责任者:填文件的责任者

页数:指本案卷的总页数

时间:指形成本案卷的最早时间和最晚时间

归档单位:填归档部门

输入员:填写具体录入档案的人员姓名

各部门按以上要求录入后案卷各界面如下(以总务处为例):

点击“添加”,系统提示“添加案卷、文件完成”,点击“确定”按钮,本次案卷输入完成,系统自动进入下一案卷的输入界面(在录入下一案卷时,有些信息系统会自动保留上一案卷内容,只需在要更改的栏目里做相应修改即可)。若案卷添加完毕,则点击“关闭”按钮即可。

3、文件的录入

(1)添加文件

案卷录入结束后,关闭案卷录入界面,点击 “添加文件”按钮。

进入添加文件界面如下(以总务处例):

各单位在输入卷内文件时,需录入的项目基本与案卷一致, 其中“文件案卷号及件号”中第一个1代表案卷号,后面0003则代表该份文件在案卷中的位置。

输入完成后点击“添加”,系统提示“添加案卷、文件完成”,点击“确定”按钮,本次卷内文件输入完成,系统自动进入下一文件的输入界面,同样系统会自动保留上一卷内文件内容,只需更改“正题名”“附注”、“页数”“文号”即可。

  1. 卷内文件目录打印

先点击进入同一案卷(操作:鼠标放到案卷右侧,点击同卷)点击案卷上方的“打印当前”按钮,出现打印界面。在“自定义打印目录”中选中“卷内目录(A4纵向)”,点击界面中左下角的“打印预览”,点击“打印”按钮即可将所预览的卷内目录打印出来。

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